Checklist: Tipy pre prelom roka v aplikácií mPOHODA

Prelom účtovných období

mPOHODA vytvára dokladové číselné rady automaticky podľa vopred nadefinovaného formátu číselných radov. Definícia číselné rady však musí byť platná i pre nové účtovné obdobie.

V agende Číselné rady skontrolovať, že je vytvorená definícia číselných radov pre budúci rok.

Ak nemám pre nový rok definíciu číselných radov zadanú, vytvorím buď novú, alebo predĺžim platnosť existujúcu, ak vyhovuje nastaveným formátom číselných radov.

Ak používam stále rovnaké nastavenie číselných radov, nechám ich definíciu časovo neohraničenú – mPOHODA tak bude v budúcich rokoch vytvárať dokladové číselné rady sama. Keď teda budem vystavovať prvý doklad v príslušnom kalendárnom roku, nechám mPohodu založiť konkrétne dokladové rady.

Od 1. 1. 2023 už nebude podporovaný starý formát číselných radov (napr. mFV2180100001 pre vydané faktúry). V prípade, že tento formát stále používate, ukončíme jeho platnosť k 31. 12. 2022 a pre rok 2023 si, prosím, vytvorte novú definíciu číselných radov. Bližšie informácie nájdete v nápovede aplikácie.

Pokiaľ boli číselné rady akokoľvek upravené, synchronizujem údaje na mobilnom zariadení.

Ukončenie účtovného obdobia

Než vaša účtovníčka začne uzatvárať účtovné obdobie, je nutné skontrolovať, že v aplikácií pre uzatváraný kalendárny rok nezostali žiadne nesynchronizované záznamy.

Spustím na používaných mobilných zariadeniach synchronizáciu údajov, čím prenos údajov z mobilného zariadenia na API (webové rozhranie).

Skontrolujem, že v žiadnej agende neostal nesynchronizovaný záznam. Nesynchronizované záznamy sú v hlavnom prehľade dokladov označené .

Pomocou povelu Detaily synchronizácie v menu tri bodky zistím, prečo sa záznam nepreniesol na API.

Ak synchronizjem údaje s programom POHODA, overím, že žiadny doklad z uzavretého obdobia nemá nastavené príznak pozastavenie synchronizácie . Príznak zachovám len pri dokladoch, s ktorými potrebujem pracovať i v novom roku a nemajú sa premietnúť do účtovníctva starého roka.

Záznamy s pozastavenou synchronizáciou údajov, resp. u ktorých nastala chyba synchronizácie, možno v niektorých agendách vyhľadať rýchlejšie pomocou filtra, kde v sekcií Stav synchronizácie stačí zaškrtnúť hľadané stavy.

Spustím synchronizáciu údajov s Pohodou a skontrolujem nesynchronizované záznamy i na webovom rozhraní, kde mi prácu uľahčí karta Synchronizácia na informačnej ploche.

Kliknutím na ikonu nesynchronizovaného záznamu zobrazím dialógové okno, vďaka ktorému zistím, prečo k importu daného dokladu do Pohody nedošlo.

Odstránim príčinu nesynchronizovania dokladu, resp. zruším príznak pozastavenej synchronizácie a zopakujem úkony popísané v predchádzajúcich bodoch tohoto bloku.

Pri synchronizácií údajov s Pohodou pre istotu prekontrolujem požadované nastavenie archivácie údajov v mPohode, a to pred údajovou závierkou v Pohode.

Nové účtovné obdobie

Na začiatku nového účtovného obdobia je potrebné overiť, že je vaša firma v aplikácii mPOHODA pripravená k vystaveniu prvého dokladu.

Pokiaľ na prelome účtovných období neboli upravované číselné rady a zatiaľ nemám v novom roku vystavený doklad, skontrolujem nastavenie číselných radov.

Ak synchronizujem údaje s programom POHODA, overím, že záznamy boli aktualizované, a to najmä stavy skladových zásob a predajné ceny. Novo vytvorená hotovostná pokladňa pre použitie v aplikácií mPOHODA musí byť prenesená.

Skontrolujem nastavenie používanie foriem úhrad pre jednotlivé typy dokladov.

Prekontrolujem nastavenie automatickej fakturácie a premenných zadaných na šablónach.

Pokiaľ napr. do firmy prišli nový zamestnanci, nastavím im predplatné a prípadné obmedzenie práce v aplikácií.

Overím pripravenosť aplikácie z hľadiska nastavenia hardware na mobilných zariadeniach, tj. eKasa zariadení a prípadne čítačiek cez fotoaparát zariadenia.

Synchronizujem údaje na mobilnom zariadení a je hotovo. :-)