Účtovný záznam je definovaný v § 4 ods. 5 zákona č. 431/2002 Z. z. o účtovníctve v znení neskorších predpisov (ďalej len „zákon o účtovníctve“) ako údaj, ktorý je nositeľom informácie týkajúcej sa predmetu účtovníctva alebo spôsobu jeho vedenia. Každú informáciu týkajúcu sa predmetu účtovníctva alebo spôsobu jeho vedenia je účtovná jednotka povinná zaznamenávať len účtovnými záznamami. Podľa § 4 ods. 6 zákona o účtovníctve sú účtovnými záznamami najmä účtovné doklady, účtovné zápisy, účtovné knihy, odpisový plán, inventúrne súpisy, účtový rozvrh, účtovná závierka a výročná správa. Súhrn všetkých účtovných záznamov tvorí účtovnú dokumentáciu účtovnej jednotky (§ 31 ods. 1 zákona o účtovníctve). 

Ustanovenie § 31 ods. 2 zákona o účtovníctve upravuje dve formy účtovného záznamu, a to písomnú formu a technickú formu, pričom obidve formy sú rovnocenné. 

Účtovná jednotka je povinná v zmysle § 35 zákona o účtovníctve: 

• zabezpečiť ochranu účtovnej dokumentácie proti strate, odcudzeniu, zničeniu alebo poškodeniu;  
• zabezpečiť ochranu použitých technických prostriedkov, nosičov informácií a programového vybavenia pred ich zneužitím, poškodením, zničením, neoprávnenými zásahmi do nich, neoprávneným prístupom  k nim, stratou alebo odcudzením; 
• uchovávať účtovnú dokumentáciu počas doby ustanovenej v § 35 ods. 3 a 4, § 36 zákona o účtovníctve (lehoty na uchovávanie sú uvedené nižšie v tabuľke); 
• zabezpečiť uchovanie účtovných záznamov pred svojím zánikom alebo pred skončením podnikania alebo inej zárobkovej činnosti. 

 
Upozornenie: 
Od 1.1.2018 došlo k zmene lehoty uchovávania účtovných záznamov uvedených v § 35 ods. 3  písm. b) a c) zákona o účtovníctve z 5 rokov na 10 rokov. Podľa prechodného ustanovenia § 39p ods. 1 zákona o účtovníctve sa ustanovenia § 35 ods. 3 písm. b) a c) v znení účinnom od 1.1.2018 použijú aj na uchovávanie účtovných záznamov, pri ktorých ich doba uchovávania začala plynúť pred 1.1.2018 a neuplynula do 31.12.2017. Tzn. 10 ročná lehota na uchovávanie účtovných záznamov sa vzťahuje na účtovné záznamy týkajúce sa účtovného obdobia, ktoré skončilo v roku 2013.    

Lehoty uchovávania v zmysle zákona o účtovníctve

Lehoty uloženia, resp. uschovania účtovných záznamov sú podľa § 35 a § 36 zákona o účtovníctve uvedené v nasledujúcej tabuľke:   

Lehoty uchovávania v zmysle daňového poriadku

Zánik práva vyrubiť daň upravuje § 69 zákona č. 563/2009 Z. z. o správe daní (daňový poriadok) a o zmene a doplnení niektorých zákonov v znení neskorších predpisov (ďalej len „daňový poriadok“).
 

• Podľa § 69 ods. 1 daňového poriadku, ak tento zákon alebo osobitný predpis neustanovuje inak, nemožno vyrubiť daň ani rozdiel dane alebo uplatniť nárok na sumu podľa osobitných predpisov po uplynutí 5 rokov od konca roka, v ktorom vznikla povinnosť podať daňové priznanie alebo v ktorom bol daňový subjekt povinný daň zaplatiť bez povinnosti podať daňové priznanie, alebo v ktorom daňovému subjektu vznikol nárok na uplatnenie sumy podľa osobitných predpisov. 
• Ak ide o daňový subjekt, ktorý si uplatňuje odpočítanie daňovej straty, nemožno vyrubiť daň ani rozdiel dane po uplynutí 7 rokov od konca roka, v ktorom vznikla povinnosť podať daňové priznanie, v ktorom bola táto daňová strata vykázaná. 
• Podľa § 69 ods. 2 daňového poriadku, ak bol pred uplynutím lehoty vykonaný úkon smerujúci na vyrubenie dane alebo rozdielu dane alebo uplatnenie nároku na sumu podľa osobitných predpisov, plynú lehoty podľa odseku § 69 ods. 1 daňového poriadku znovu od konca roka, v ktorom bol daňový subjekt o tomto úkone vyrozumený. Vyrubiť daň alebo rozdiel dane alebo uplatniť nárok na sumu podľa osobitných predpisov možno najneskôr do 10 rokov od konca roka, v ktorom vznikla povinnosť podať daňové priznanie alebo v ktorom bol daňový subjekt povinný daň zaplatiť bez povinnosti podať daňové priznanie, alebo v ktorom daňovému subjektu vznikol nárok na uplatnenie sumy podľa osobitných predpisov. 

 
V nadväznosti na zánik práva vyrubiť daň podľa § 69 daňového poriadku je potrebné upozorniť na situáciu, keď dochádza k postupu podľa § 69 ods. 2 daňového poriadku napr. v prípadne zániku práva vyrubiť daň z príjmov, keď je potrebné účtovné záznamy uchovávať nielen 10 rokov nasledujúcich po roku, ktorého sa tieto záznamy týkajú, ale 10 rokov od konca roka, v ktorom vznikla povinnosť podať daňové priznanie, alebo v ktorom bol daňový subjekt povinný daň zaplatiť bez povinnosti podať daňové priznanie, alebo v ktorom daňovému subjektu vznikol nárok na uplatnenie sumy podľa osobitných predpisov. Daňové priznanie k dani z príjmov sa podáva po uplynutí zdaňovacieho obdobia, tzn. nasledujúci rok po skončení účtovného obdobia. Preto sa 10 ročná lehota na uchovávanie vyššie uvedených účtovný záznamov podľa § 35 ods. 3 písm. b) a c) zákona o účtovníctve v nadväznosti na § 36 ods. 1 zákona o účtovníctve „predlžuje“ na 11 rokov nasledujúcich po roku, ktorého sa tieto záznamy týkajú. 

Napríklad za účtovné obdobie kalendárneho roka 2017, by sa podľa zákona o účtovníctve archivovali záznamy do 31.12.2027. Povinnosť podať daňové priznanie k dani z príjmov za zdaňovacie obdobie (účtovné obdobie) roka 2017 by bolo v roku 2018, preto ak by došlo k aplikácii § 69 ods. 2 daňového poriadku, je potrebné doklady (záznamy), podľa ktorých sa zisťuje alebo preveruje základ dane alebo iné skutočnosti rozhodujúce pre správne určenie dane alebo vznik daňovej povinnosti archivovať až do 31.12.2028.