Účtovnú dokumentáciu účtovnej jednotky podľa § 31 ods. 1 zákona č. 431/2002 Z. z. o účtovníctve v znení neskorších predpisov (ďalej len „zákon o účtovníctve“), tvorí súhrn všetkých účtovných záznamov.
Účtovným záznamom sa podľa § 4 ods. 5 zákona o účtovníctve rozumie údaj, ktorý je nositeľom informácie týkajúcej sa predmetu účtovníctva alebo spôsobu jeho vedenia. Účtovným záznamom sú najmä účtovné doklady, účtovné zápisy, účtovné knihy, odpisový plán, inventúrne súpisy, účtový rozvrh, účtovná závierka, výročná správa (§ 4 ods. 6 zákona o účtovníctve).
Účtovný záznam môže mať formu:
a) písomnú - účtovný záznam vykonaný rukopisom, písacím strojom, tlačiarenskými alebo reprografickými technikami, alebo tlačiarenským výstupným zariadením výpočtovej techniky, ktorého obsah je pre fyzickú osobu čitateľný;
b) technickú - účtovný záznam vykonaný elektronickým, optickým alebo iným spôsobom neuvedeným pri písomnej forme, ktorý umožňuje jeho prevedenie do písomnej formy; prevedenie do písomnej formy sa nevyžaduje pri podpisovom zázname v technickej forme. Pričom podpisovým záznamom sa podľa § 32 ods. 3 zákona o účtovníctve rozumie účtovný záznam, ktorého obsahom je vlastnoručný podpis, alebo obdobný preukázateľný účtovný záznam nahrádzajúci vlastnoručný podpis v technickej forme.
Obidve formy účtovného záznamu sú rovnocenné. Obsah všetkých účtovných záznamov má rovnaké dôsledky, ak sú vykonané v technickej alebo písomnej forme.
Podľa § 31 ods. 5 zákona o účtovníctve, ak účtovná jednotka vedie účtovné záznamy v technickej forme (a následne ich aj v technickej forme archivuje), je povinná pre potreby daňových úradov na požiadanie umožniť oprávneným osobám zoznámiť sa s obsahom nimi určených účtovných záznamov v technickej forme. Túto povinnosť má účtovná jednotka po dobu, počas ktorej je povinná viesť alebo uchovávať uvedené účtovné záznamy. Zároveň je účtovná jednotka, ktorá vedie účtovné záznamy v technickej forme, povinná disponovať takými prostriedkami, nosičmi a vybavením, ktoré umožňujú vykonať prevod účtovných záznamov do formy, v ktorej je ich obsah pre fyzickú osobu čitateľný.
Prevod účtovného záznamu z technickej formy do písomnej môže účtovná jednotka vykonať v zmysle § 31 ods. 3 zákona o účtovníctve, pričom je povinná zabezpečiť, aby obsah účtovného záznamu v novej forme bol zhodný s obsahom účtovného záznamu v pôvodnej forme. Uvedená povinnosť môže byť splnená dvojakým spôsobom:
- zhodnosť záznamov účtovná jednotka preukáže, ak predloží účtovný záznam v pôvodnej aj novej forme a ich obsah je zhodný, alebo
- zhodnosť záznamov preukáže iným spôsobom, ktorý nespochybní žiadna z osôb, ktoré s prevedeným záznamom pracujú (nielen obchodný partner, ale aj daňové orgány).
Rovnaké podmienky platia aj na prevod účtovných záznamov z listinnej (písomnej formy) do elektronickej podoby (technickej formy).
Postup prevodu účtovných záznamov sa vzťahuje aj na účely uchovávania účtovných dokladov (archivácie).
Ak účtovná jednotka vedie účtovné záznamy v písomnej forme a po uzatvorení účtovného obdobia má zámer ich archivovať len v technickej forme, môže vykonať prevod účtovného záznamu z jednej formy do druhej formy tak, aby zabezpečila zhodnosť obsahu účtovného záznamu v novej forme (elektronickej) s pôvodnou formou (písomnou) spôsobom, ktorý nespochybní žiadna z osôb, ktoré s prevedeným záznamom pracujú. V prípade, ak účtovná jednotka nevie túto podmienku pri prevode účtovného záznamu zabezpečiť, je povinná účtovné záznamy uchovávať aj v písomnej forme. Ak účtovná jednotka vedie záznamy v technickej forme (prijala účtovný záznam elektronicky), má možnosť uchovávať tieto záznamy len v technickej forme.
