Údaje o kontaktnej osobe sú zvláštnym záznamom adresára a majú väzbu na záznam firmy. Kontaktnú osobu vložíte k vybranej firme tak, že kliknete do poľa Firma a vzápätí stlačíte klávesovú skratku SHIFT+INSERT. Použiť môžete tiež povel Vložiť kontaktnú osobu z ponuky Záznam.
Do formulára pre zápis kontaktných osôb môžete uvádzať napr.:
- kontaktné osoby vo firme obchodného partnera s celým radom obchodných a osobných údajov,
- strediská odberateľa s rôznou dodacou adresou a spojením, ale rovnakým IČO a fakturačnou adresou,
- súkromné kontakty atď.
Polia tohto formulára sú takmer zhodné s formulárom firmy. Navyše tu nájdete okrem iného polia Oslovenie a Pohlavie, ktoré využijete napríklad na vytváranie listov prostredníctvom funkcie Záznam/Komunikácia/Hromadná korešpondencia…
Vloženie kontaktnej osoby do iných agend
S kontaktnou osobou sa na doklad prenesie tiež pole Stredisko, Činnosť a Zákazka.
Záznam kontaktnej osoby môžete tiež vkladať do iných agend. Adresa uvedená pri kontaktnej osobe sa v tomto prípade chápe ako dodacia adresa.
Pri vložení kontaktnej osoby do odberateľských agend (s dodacou adresou) sa vloží adresa sídla firmy a do záložky dodacia adresa sa uvedie adresa, ktorú máte zapísanú pri kontaktnej osobe. Ak nie je vyplnená, bude dodacia adresa dokladu tvorená východiskovou dodacou adresou firmy a menom kontaktnej osoby. Ak nemáte uvedenú žiadnu dodaciu adresu firmy, bude dodacia adresa dokladu tvorená adresou firmy a menom kontaktnej osoby.
V ostatných agendách (bez dodacej adresy) nemá príliš zmysel vkladať záznam osoby, pretože sa vždy vloží iba hlavná adresa firmy. Pri záznamoch súkromných osôb (súkromné kontakty, príbuzní atď.) môžete samozrejme uviesť súkromnú adresu s tým, že pri prípadnom vložení do inej agendy bude ale opäť dodacou adresou.
Obsah a rozsah adresára môžete obmedziť povelmi Iba firmy a Iba osoby, ktoré sú prístupné z miestnej ponuky po stlačení pravého tlačidla myši nad panelom v pravej časti stavového riadku.
Prostredníctvom záložky Kontakty pri firemnej adrese si môžete prehliadnuť zoznam kontaktných osôb firmy. Ak chcete začať vybraný kontakt editovať, stačí otvoriť záznam osoby dvojklikom myši alebo povelom Otvoriť z miestnej ponuky.
