Všetky svoje listy, zmluvy, tabuľky a akékoľvek ďalšie dôležité dokumenty a záznamy si môžete v programe POHODA prehľadne usporiadať. Ľahko ich priradíte k adresám i k udalostiam a pristupovať k nim môžete nielen z programu Prieskumník v Microsoft Windows, ale tiež z agend:
a zo všetkých agend ponuky Fakturácia cez záložku Dokumenty.
Vôbec prvým krokom je nastavenie zložky, do ktorej sa budú všetky dokumenty ukladať. V agende Globálne nastavenie v sekcii Dokumenty najprv zaškrtnite možnosť Používať zložku dokumentov firmy. Potom si všimnite tieto polia:
Zložka dokumentov
V tomto poli sa automaticky ponúkne cesta k adresáru vo vašom počítači. Ide o údajový priečinok programu POHODA, ktorý sa založí automaticky počas inštalácie programu. Odporúčame toto umiestnenie nemeniť.
Zložka dokumentov firmy
Do tohto poľa POHODA automaticky doplní názov vytváranej zložky, ktorá bude pomenovaná po účtovnej jednotke, v ktorej toto nastavenie vykonávate. Ak chcete zložku nazvať inak, jednoducho do nej kliknite a prepíšte ju. (Názov zložky v tomto poli je automaticky skrátený o doplnky typu s.r.o., a. s. a pod.)
Toto nastavenie uložte. Existenciu novo vytvorenej zložky dokumentov firmy si môžete hneď overiť, a to kliknutím na výberové tlačidlo s troma bodkami v poli Zložka dokumentov firmy, kde by ste ju v strome zložiek mali vidieť.
V každej účtovnej jednotke je možné založiť vlastnú zložku pre ukladanie dokumentov. Keď zaškrtnete voľbu Ponúkať priečinok pre export údajov, tak sa vytvárané súbory pre elektronické podania a pre exporty údajov a tlačových zostáv budú ukladať do priečinka dokumentov firmy.
Záložka Dokumenty a vkladanie súborov k záznamom
Vyššie uvedenými krokmi ste zabezpečili to, že sa v už spomínaných agendách programu POHODA sprístupní záložka Dokumenty (nad tabuľkou agendy).
Pre vlastnú prácu so súbormi slúži ponuka povelov a tlačidiel. Vyberte záznam, ku ktorému chcete priradiť dokumenty. Na záložke Dokumenty tu najprv kliknite na tlačidlo <<Priečinok nie je definovaný>>. POHODA zobrazí dialógové okno, v ktorom rovno ponúkne umiestnenie a vytvorenie zložky pre daný záznam.
K vybranému záznamu v agende vložíte súbor pomocou tlačidla Začleniť súbory. Otvorí sa okno, z ktorého obvyklým spôsobom vyhľadáte súbor zo svojho počítača. Vo výklopnom zozname môžete vybrať, akým spôsobom sa má súbor preniesť, a síce:
- skopírovať – vkladaný súbor zostane na pôvodnom mieste a jeho kópia sa vloží do nadefinovanej zložky pre dokumenty (táto možnosť je v dialógovom okne nastavená ako východisková),
- vytvoriť zástupcu – súbor zostane stále na pôvodnom mieste a z programu POHODA sa na neho budete iba odkazovať,
- presunúť – súbor sa z pôvodného umiestnenia presunie do nadefinovanej zložky.
Akonáhle niektorú z týchto troch operácií zvolíte, vybraný súbor sa objaví pri danom zázname na záložke Dokumenty programu POHODA.
Ak na nejaký súbor na záložke Dokumenty kliknete, aktivujú sa ďalšie tlačidlá pre prácu so súborom.
Prvé tri tlačidlá slúžia pre vystrihnutie, skopírovanie a vloženie súboru do priečinka. Ide o štandardné funkcie operačného systému. Tlačidlom 
vymažete súbor zo zložky dokumentov a pomocou tlačidla 
nastavíte vlastnosti súboru. Zobrazenie súborov v zložke dokumentov ovplyvníte ikonou 
a otvoríte ich ľahko v aplikácii Prieskumník tak, že stlačíte ikonu 
.
Ak zložka dokumentov adresy neobsahuje, vyvolá sa v prípade presunu a kopírovania povel Zmeniť priečinok. Tlačidlom 
môžete zložku vytvoriť alebo premenovať.
Prostredníctvom ikony 
môžete vložený dokument automaticky odoslať e-mailom.
Práca so súbormi a zložkami
Pod záložkou Dokumenty v agende Adresár sú prístupné nielen dokumenty priradené aktuálnej adrese, ale i dokumenty, ktoré ste priradili ku všetkým jej udalostiam. Podľa stĺpca Agenda potom ľahko spoznáte, či sa jedná o dokument priradený k adrese alebo k udalosti.
Kliknite dvakrát na názov súboru a ten sa otvorí priamo v aplikácii, v ktorej bol vytvorený. Ak stlačíte na vybranom súbore pravé tlačidlo myši, otvoríte miestnu ponuku so škálou ďalších povelov.
Pri zápise hromadnej udalosti, ktorý spustíte povelom Vložiť hromadnú udalosť, môžete uviesť iba jeden dokument, ktorý sa k jednotlivým udalostiam uloží vo forme zástupcu. Vlastný súbor sa v prípade presunu alebo kopírovania umiestni do zložky dokumentov firmy, v prípade zástupcu sa ponechá na svojom pôvodnom mieste.
Umiestnenie a štruktúra zložiek
Organizácia obchodných dokumentov programu POHODA bola navrhnutá tak, aby sa bežný užívateľ nemusel zaoberať štruktúrou priečinkov na pevnom disku. Postačí, aby potvrdil názov zložky firmy a zložiek jednotlivých agend pri ich prvom použití. Pre skúsenejších užívateľov ale uvádzame ešte ďalšie informácie.
Optimalizácia umiestnenia zložiek
Zložku dokumentov, resp. zložku dokumentov firmy, otvoríte tiež v aplikácii Prieskumník cez Dokumenty z ponuky Adresár. Zložku otvoríte i pokynom Preskúmať zo záložky Dokumenty.
Operačný systém Microsoft Windows umožňuje ukladať súbory do priečinka Dokumenty priamo na ploche počítača. POHODA má vlastný priečinok Dokumenty. Obidva tieto koncepty sa môžu spojiť nastavením rovnakého priečinka, ktorý bude určený pre správu dokumentov. Vy tak budete mať všetky súbory prehľadne usporiadané v jednej stromovej štruktúre priečinkov, navyše pohodlne a prakticky prístupné z plochy počítača a programu Prieskumník v Microsoft Windows, ako aj z programu POHODA.
Ak budete chcieť zmeniť umiestnenie priečinka vytvoreného v Microsoft Windows, kliknite pravým tlačidlom myši na priečinok Dokumenty na ploche počítača a potom zvoľte príkaz Vlastnosti. V dialógovom okne Dokumenty/Vlastnosti zadajte cieľ C:\Dokumenty.
Umiestnenie priečinka dokumentov programu POHODA môžete zmeniť úpravou súboru Pohoda.ini v priečinku programu POHODA.
Upravte riadok: Dokumenty = na Dokumenty = C:\Dokumenty.
Zmena sa prejaví až po ďalšom spustení programu POHODA.
Štruktúra priečinkov
Po inštalácii obsahuje ďalší priečinok Šablóny\Ostatné, Personalistika a Smernice s niekoľkými vzorovými dokumentmi vo formáte aplikácie WordPad, ktorá je súčasťou Microsoft Windows.
Každá účtovná jednotka i každá adresa môže mať vlastný priečinok pre ukladanie dokumentov. Po inštalácii programu POHODA do priečinka Disk:\Pohoda má východiskové nastavenie pre ukladanie súboru k adrese túto štruktúru:
Disk:\Pohoda\Dokumenty\Firma\Adresár\Adresa\súbor.doc.
kde:
- Disk:\Pohoda\Dokumenty – je priečinok dokumentov.
- Disk:\Pohoda\Dokumenty\Firma – je priečinok dokumentov firmy (účtovnej jednotky).
- Disk:\Pohoda\Dokumenty\Firma\Adresár\Adresa – je priečinok dokumentov adresy, t.j. priečinok určený pre dokumenty konkrétneho obchodného partnera.