15.7 POHODA Kasa Offline

POHODA Kasa Offline je doplnkový program, ktorý umožňuje rýchly maloobchodný predaj prostredníctvom počítača. Technicky i konkrétnejšie povedané, jedná sa o offline predajný terminál k programu POHODA s jednoúčelovým grafickým prostredím, ktoré úplne rešpektuje potrebu ľahkého, rýchleho a prehľadného ovládania programu z klávesnice, v ideálnom prípade s výberom tovaru pomocou čítačky čiarových kódov a výstupom na pokladničnú tlačiareň.

Tam, kde už nestačí agenda Predajky, ktorá je súčasťou systému POHODA, prípadne je jej použitie z rôznych dôvodov nevhodné, môžete inštalovať a zaviesť do prevádzky práve tento program.

Produkt POHODA Kasa Offline dokúpite ako prídavnú licenciu k ekonomicko-informačnému systému POHODA vo variantoch Jazz, Standard, Premium a Komplet. Maloobchodnú predajňu POHODA Kasa Offline nie je možné prevádzkovať samostatne bez vlastníctva základnej licencie systému POHODA v niektorom z uvedených variantov.

Postup inštalácie programu POHODA Kasa Offline je zhodný s postupom inštalácie systému POHODA a nájdete ho v úvodnej kapitole tejto príručky.

Po inštalácii nájdete v príslušnom adresári nasledujúce podadresáre:

• Data – Obsahuje dátové súbory programu POHODA Kasa Offline; podadresár Zálohy je určený pre záložné kópie údajov.
• Hardware – Obsahuje ďalšie podadresáre určené na podporu prídavných zariadení, ktoré nájdete v agende Hardware.
• Info – Obsahuje súbory informačnej plochy.
• Komunikace – Obsahuje naposledy vytvorené súbory pre komunikáciu so systémom POHODA; podadresár Komunikace/Zálohy obsahuje zálohu všetkých komunikačných súborov.
• Log – Obsahuje záznamy o priebehu komunikácie so systémom POHODA.
• Tisk – Obsahuje súbory tlačových zostáv.

Adresáre Data a Komunikace vrátane obsiahnutých údajov zostanú v počítači v priečinku POHODA Kasa Offline i po prípadnej reinštalácii programu, a to pre prípad, že by ste tieto údaje chceli následne použiť.

Skôr ako vôbec prvýkrát spustíte program POHODA Kasa Offline, vykonajte sériu potrebných nastavení vo svojom systéme POHODA. Tieto nastavenia sa zapíšu do dátového súboru a do programu POHODA Kasa Offline sa premietnu po jeho načítaní.

Pre nastavenie parametrov komunikácie programu POHODA s jednotlivými inštaláciami kasy slúži agenda Nastavenie/Kasy/Kasy. Pre každú kasu založte v tejto agende záznam, vykonajte všetky potrebné nastavenia a záznam uložte.

Popis jednotlivých sekcií je prakticky zhodný ako pri agende Kasa (kapitola 8/14). V tejto časti sa preto budeme sústrediť iba na rozdiely medzi týmito agendami.

V tejto sekcii sa vykonáva základné nastavenie programu POHODA Kasa Offline, resp. viacerých kás.

• Názov – Názov každej kasy, ktorú chcete používať, musí byť unikátny. Názov kasy sa stáva nevyhnutnou súčasťou názvu dátového súboru pre nastavenie prenosu údajov medzi systémom POHODA a samotnou kasou.
• Kasa Online – Ak máte zakúpenú licenciu programu POHODA Kasa Offline, túto voľbu nezaškrtávajte.
• Licencia – Do poľa Licencia vyplňte licenčné číslo, ktoré vám bolo pridelené. Po jeho vložení sa zobrazí ďalšia sekcia s názvom Kasa Offline. V nej musíte vyplniť potrebné údaje pre vzájomnú komunikáciu medzi programom POHODA a POHODA Kasa Offline.

V poliach tejto sekcie nastavíte vzájomnú dátovú komunikáciu programov POHODA a Kasa Offline. Sekcia sa sprístupní, akonáhle zadáte licenčné číslo programu Kasa Offline do poľa Licencia.

• Zložka – Uveďte adresár pre výmenu údajov. Odporúčame vám zvoliť adresár Komunikace v inštalačnom priečinku príslušnej kasy, ak je dostupný na lokálnej sieti.
• Pri importe previesť pohyby na výdajku – Toto pole zaškrtnite, ak očakávate veľké objemy údajov, tzn. veľký počet predajok. Celá importovaná dávka sa prevedie na jednu výdajku, a tým sa obmedzí počet skladových pohybov. V opačnom prípade budú skladové pohyby súčasťou jednotlivých predajok.
• Pri importe vytvoriť pokladničný doklad s tržbou – Zaškrtnite túto možnosť v prípade, ak chcete automaticky vytvoriť pokladničný doklad s celkovou tržbou. V opačnom prípade budete musieť vykonať zaúčtovanie predajok ručne prostredníctvom povelu Záznam/Zaúčtovať… v agende Predajky.
• Pri importe zaúčtovať po dňoch – Ak zaškrtnete túto voľbu, pokladničné doklady sa zaúčtujú po jednotlivých dňoch. V praxi to znamená, že ak budú importované predajky z viacerých dní, vytvoria sa doklady pre každý deň zvlášť.
• Pri exporte údaje skomprimovať – Zaškrtnutím tohto poľa zaistíte automatické vytvorenie komunikačného súboru vo formáte ZIP.
• Použiť filter adresára – Ak chcete prostredníctvom kasy umožniť predaj stálym odberateľom, toto pole zaškrtnite. Bude sa rešpektovať i zľava, ktorú máte pri konkrétnom odberateľovi priradenú v agende Adresár.
• Filter adresára – Pomocou filtra môžete obmedziť export adries do programu POHODA Kasa Offline z agendy Adresár.
• Automatické odosielanie/príjem balíčkov e-mailom – Pomocou tejto voľby umožníte automatické prijímanie a odosielanie údajových balíčkov e-mailom. Ak je voľba aktívna, sprístupní sa tlačidlo Nastavenie, prostredníctvom ktorého vykonáte nastavenie e-mailového účtu a nastavenie pripojenia (serverov). Údajový balíček je po vytvorení automaticky odoslaný na zvolený e-mail. Pri príjme údajov dôjde najprv k stiahnutiu balíčkov z e-mailu a následne k ich importu. (Bližšie nastavenie automatického odosielania/príjmu balíčkov e-mailom je uvedené v pomocníkovi dostupnom po stlačení klávesovej skratky CTRL+ F1.)
• Nastavenie e-mailového účtu – Nastavenie e-mailového účtu vykonajte na záložkách POHODA a Kasa prostredníctvom záložiek E-mailový účet a Pripojenie (Servery). Bližšie informácie získate z pomocníka programu POHODA.
• Do kasy pri dávkovom spracovaní neodosielať údaje – Ak je táto voľba aktívna, nedôjde po spustení programu s parametrom KSa k vytvoreniu balíčkov údajov pre nastavenú kasu.

Po uložení nového záznamu je konkrétnej kase automaticky pridelený nový číselný rad predajok.

Pred zahájením prevádzky každej kasy, resp. programu POHODA Kasa Offline, a po vykonaní nastavenia v agende Kasy v systéme POHODA je potrebné exportovať údaje, ktoré obsahujú príslušné nastavenia, skladové zásoby určené na predaj a prípadne adresár odberateľov. Tieto údaje nie je možné v programe POHODA Kasa Offline nijako modifikovať ani dopĺňať. V prípade, že potrebujete zmeniť nastavenie alebo sortiment, je potrebné vykonať export údajov do kasy znova.

Dátová komunikácia medzi programom POHODA Kasa Offline a ekonomickým systémom POHODA prebieha offline prostredníctvom súborov, ktoré sa na jednej strane exportujú a na druhej importujú. Do ekonomického systému môžete zhrávať údaje i z viacerých vzdialených predajných miest. Súbory v tomto prípade prenášajte napr. na CD alebo ďalších médiách, prípadne podľa objemu údajov pošlite e-mailom. Ak je počítač s programom POHODA Kasa Offline pripojený prostredníctvom lokálnej siete, prebieha výmena údajov cez adresár Komunikace v inštalačnom priečinku programu POHODA Kasa Offline.

Sprievodca pre export a import sa spúšťa v systéme POHODA, a to povelom Kasy Offline… z ponuky Súbor/Dátová komunikácia. Na prvej strane sprievodcu zvoľte Export údajov pre modul POHODA Kasa Offline. Na ďalšej strane vyberte Kasu podľa názvu a stlačte tlačidlo Ďalší. Export údajov sa vykoná automaticky podľa nastavenia v agende Kasy. Posledná strana sprievodcu zobrazí prehľad exportovaných položiek.

Exportovaný súbor, napr. PH2NKSXXX.mdb (resp. PH2NKSXXX.zip, ak je zvolená komprimácia), nájdete v adresári, ktorý ste si zvolili v agende Kasy. V názve súboru bude namiesto textu NKS uvedená trojmiestna skratka názvu Kasy, ktorá je zadaná v systéme POHODA. Namiesto textu XXX bude uvedené číslo exportu, napr. 002.

Zo zvoleného skladu sa exportujú iba zásoby typu Karta, Služba, Textová, Súprava a Komplet. Exportujú sa všetky zásoby, ktoré majú zaškrtnutú voľbu Odbyt a nemajú zaškrtnutú voľbu Výr. č. alebo Šarža. Rovnako sa exportujú všetky zásoby zahrnuté v typoch Súprava alebo Komplet i z iného skladu, a to bez ohľadu na zaškrtnutú voľbu Odbyt.

Súbor PH2NKSXXX.mdb preneste a nahrajte do počítača s nainštalovaným programom POHODA Kasa Offline. Súbor je potrebné umiestniť do adresára Komunikace v inštalačnom priečinku programu POHODA Kasa Offline. Po spustení programu POHODA Kasa Offline sa údaje automaticky importujú a môžete začať predávať.

V prípade, ak je počítač s programom POHODA Kasa Offline pripojený k počítaču so systémom POHODA napríklad prostredníctvom lokálnej siete a údaje boli systémom POHODA exportované do adresára Komunikace zodpovedajúcej Kasy, potom je nevyhnutné, aby ste pre inicializáciu databázy Kasy program POHODA Kasa Offline ukončili a znovu spustili.

Pomocou povelu Exportovať… z ponuky Súbor v programe POHODA Kasa Offline vytvoríte dátový súbor, ktorý má názov NKS2PHXXX.mdb (resp. NKS2PHXXX.zip) a je určený na prenos predajok do systému POHODA. Vytvorený súbor preneste a nahrajte do počítača s nainštalovaným programom POHODA. Je potrebné umiestniť ho do adresára, ktorý ste pre túto kasu nastavili v agende Kasy.

V sprievodcovi systému POHODA, ktorý vyvoláte povelom Kasy Offline… z ponuky Súbor/Dátová komunikácia, zvoľte Import údajov exportovaných z POHODA Kasa Offline. Na ďalšej strane sprievodcu vyberte kasu, resp. adresár, v ktorom je umiestnený dátový súbor príslušnej kasy. Ak sa v adresári pre príjem údajov z predajne POHODA Kasa Offline nachádza niekoľko balíčkov pre zvolenú kasu, zvoľte zodpovedajúci súbor. Stlačte tlačidlo Ďalší. Import údajov sa vykoná automaticky podľa nastavenia v agende Kasy. Posledná strana sprievodcu potom zobrazí prehľad importovaných položiek.

Predajky z programu POHODA Kasa Offline sú importované do agendy Predajky v systéme POHODA. Ak máte v agende Kasy zaškrtnutú voľbu Pri importe previesť pohyby na výdajku, vytvorí sa tiež jeden súhrnný záznam v agende Výdajky. V takom prípade sú skladové pohyby súčasťou výdajky a záznamy predajok sú teda bez skladových pohybov.

Záznamy o vykonaných operáciách odoslania a prijatia údajov sú uvedené v tabuľke História prenosov v agende Kasy. Každý prenos údajov je zaznamenaný na samostatnom riadku a jednotlivé operácie sú číslované. Pre lepšiu prehľadnosť sú príjmy a odoslania údajov rozlíšené inou farbou pozadia tabuľky.

Po spustení programu POHODA Kasa Offline sa automaticky načítajú inicializačné údaje a otvorí sa agenda Predaj slúžiaca na vlastný maloobchodný predaj skladových zásob. V tomto okamihu je kasa pripravená a vy môžete začať predávať.

Agenda Predaj má štyri sekcie. Pohybovať sa medzi nimi môžete klávesom F6:

• Nová položka dokladu (ALT+N) slúži na ručné vyhľadávanie zásoby a úpravu množstva,
• Predajka (ALT+P) zobrazuje rozpracovanú predajku,
• Skladové zásoby (ALT+Z) so zoznamom predávaného sortimentu,
• Displej na zobrazenie informácií o predaji.

V prípade, ak používate dotykový displej, obsahuje agenda Predaj ešte ďalšiu sekciu:

• Klávesnica s tlačidlami na ovládanie dotykového displeja.

Pri ovládaní pomocou klávesnice predpokladáme, že obsluhujúci predavač identifikuje tovar jedným z kódov: kód zásoby, PLU alebo EAN. Najrýchlejším spôsobom je predaj pomocou čítačky čiarových kódov. Zadá sa množstvo a po nasnímaní EAN kódu je zásoba vložená do dokladu. Predavač môže tiež priamo zapísať niektorý kód. Stlačením klávesu ENTER je zvolená zásoba vložená do dokladu.

Ak nie je sortiment tovaru príliš rozsiahly, je možné vytvoriť doklad veľmi rýchlo i pomocou myši. Dvojitým kliknutím na zásobu sa vloží nová položka do predajky. Opakovaným vložením rovnakej zásoby dôjde k zvýšeniu jej množstva. Ak zapisujete väčšie množstvo zásob, a nie iba jeden kus, je vhodné najprv zapísať množstvo a až potom vložiť položku dvojitým kliknutím na zásobu.

• Stlačte kláves INSERT alebo tlačidlo na nástrojovej lište.
• Kurzor sa nastaví do toho poľa novej položky, ktoré máte nastavené a vybrané ako prvé v poradí v Nastavenie/Nastavenie formulára. V tomto dialógovom okne si môžete nastaviť, ktoré polia formulára majú byť prístupné z klávesnice, vrátane ich poradia, aby ste počet úkonov do klávesnice čo najviac optimalizovali. Vypnuté polia sa budú preskakovať a zápis dokladu sa tým podstatne urýchli. Ak budete potrebovať upraviť niektoré z polí, ktoré je vypnuté, môžete do neho vstúpiť kliknutím myšou a editovať ho.
• Prejdite do ďalšieho poľa stlačením klávesu TAB, ak chcete zapisovať kód. Alebo zvoľte položku iným spôsobom – nasnímaním čiarového kódu či kliknutím myšou.
• Stlačením klávesu ENTER vložíte zvolenú zásobu do dokladu. Rovnaký postup opakujte pre ďalšie položky.
• Finálnu predajku uložte stlačením klávesovej skratky CTRL+ENTER.

Pre urýchlenie predaja a zvýšenie efektivity práce bolo prispôsobené ovládanie vlastného predaja pre dotykový displej. Ten je navrhnutý tak, aby ste mohli ľahko a rýchlo obslúžiť zákazníka a zároveň mali okamžitú informáciu o skladových zásobách. Tlačidlom Klávesnica v pravej časti sekcie Skladové zásoby môžete zapínať a vypínať zobrazovanie sekcie Klávesnica s tlačidlami pre ovládanie dotykového displeja.

Ak budete potrebovať vyplniť textové pole (napr. pri zadávaní textovej položky alebo vypĺňaní adresy zákazníka), jednoduchým spôsobom si pomocou tlačidla Užív. klávesnica v sekcii Klávesnica zobrazíte softwarovú klávesnicu.

Pri každom užívateľovi môžete nastaviť východiskové hodnoty pre vzhľad aplikácie Kasa pri predaji. Konkrétne teda zobrazovanie štandardnej lišty, panelu agend, stavového riadku a ďalších. Tieto nastavenia vykonáte v agende Užívateľské nastavenie/Kasa.

Pomocou agendy Skratky zásob v programe POHODA môžete nadefinovať vlastné tlačidlá pre najčastejšie predávaný tovar podľa kódu zásoby. Tlačidlá sú rozdelené do farebných kategórií a podkategórií, ktoré môžu mať ľubovoľný názov a farbu. Najprv vyplňte názov kategórie, vyberte jej farbu z výklopného zoznamu, farbu textu a zvoľte poradie. Akonáhle budete mať jednotlivé kategórie zavedené, prostredníctvom dátovej komunikácie sa toto nastavenie prenesie do programu POHODA Kasa Offline.

Nástrojová lišta obsahuje tlačidlá najčastejšie používaných funkcií. Nasledujúci prehľad je doplnený stručným popisom. Ovládanie a práca je zhodná s agendou Kasa. Viac informácií k jednotlivým funkciám uvádzame v kapitole 8/14 – Kasa.

Zmazanie položky – zmaže položku v sekcii Predajka

Refundácia – umožní refundovať celú predajku alebo konkrétnu položku predajky

Zapísať adresu – slúži pre možnosť zapísania údajov o zákazníkovi

Adresár – slúži na výber adresy zákazníka z adresára

Percentuálna zľava celej predajky – umožní zadať percentuálnu zľavu k predajke

Úprava položky – slúži na zmenu údajov o množstve, cene, a pod. už vloženej položky do predajky

Nová textová položka – vloží novú textovú položku

Obľúbené položky – umožní pracovať s obľúbenými záznamami

Súpiska platidiel – umožní skontrolovať stav hotovosti

Tréningový režim – umožní vyskúšať všetky funkcie bez toho, aby sa akákoľvek operácia prejavila v účtovníctve a skladoch

Panel členení – zobrazí sa panel členení

Zistenie ceny – zistí konkrétne ceny tovarov

Zmena mernej jednotky – zobrazí pomocné dialógové okno Výber mernej jednotky zásoby

Medzisúčet – zobrazí celkovú cenu rozpracovanej predajky v sekcii Displej

Pokladničná zásuvka – otvorí zásuvku

Dokončiť ako výdajku – umožní dokončiť predaj ako výdajku

Odložiť predajku – odloží rozpracovanú predajku

Otvoriť odloženú predajku – otvorí zoznam odložených predajok

Vklady a výbery – umožní zaevidovanie vkladu, resp. výberu hotovosti do, resp. z fiškálneho zariadenia

Stav hotovosti a cenín – zobrazí tlačovú zostavu na zistenie hodnoty peňažných prostriedkov a cenín v pokladničnej zásuvke

Prihlásiť sa – umožní prihlásiť sa do programu

Pomocou povelu Zaokrúhlenie…, ktorý v agende Predaj vyvoláte z ponuky Záznam, je možné nastaviť spôsob zaokrúhlenia predajky. Samostatne možno nastaviť zaokrúhlenie DPH a zaokrúhlenie celkovej čiastky dokladu.

Po stlačení klávesovej skratky CTRL+ENTER alebo tlačidla na nástrojovej lište sa zobrazí celková cena predajky. V dialógovom okne môžete zapísať čiastku platenú zákazníkom a program dopočíta a zobrazí čiastku na vrátenie. Rovnako môžete vybrať formu úhrady, ktorá ovplyvní zaúčtovanie predajok v systéme POHODA.

Všetky operácie vykonávané užívateľom, ale i manipulácia s položkami počas predaja, sa sledujú a zmeny sa zaznamenávajú na záložke História záznamu v agende Predajky. Kedykoľvek môžete spätne zistiť, kto a kedy neuložil predajku, zmazal doklad či dodatočne upravoval položky predajky, čo minimalizuje možnosť podvodného konania zamestnancov. Aby sa záložka História záznamu v agende Predajky zobrazila, musíte v systéme POHODA v agende Nastavenie/Globálne nastavenie/História zaškrtnúť voľbu Zapnuté a Záložka pri agende Predajky.

V ponuke Súbor a Nastavenie nájdete ďalšie agendy a funkcie, s ktorými môžete v programe POHODA Kasa Offline pracovať. V tejto časti sa zameriame na najdôležitejšie z nich.

V ponuke Súbor nájdete agendu Účtovné jednotky, ktorá má iba informačný charakter. Tlačidlom môžete vymazať účtovnú jednotku v prípade, ak potrebujete znovu založiť novú kasu.

POZOR: Vymazaním účtovnej jednotky prídete o všetky údaje doteraz zadané do programu POHODA Kasa Offline. Po vymazaní účtovnej jednotky znovu preneste do adresára Komunikace prvý inicializačný balíček údajov pre kasu zo systému POHODA.

Rovnako ako v systéme POHODA, i v programe POHODA Kasa Offline môžete nastaviť prístupové práva k programu. Prístupové práva odporúčame používať vždy, ak s programom pracuje viac osôb. Zavedenie užívateľov je potrebné tiež v prípade, ak má byť na dokladových zostavách vytlačené meno pracovníka, ktorý doklad vystavil. Oprávnenie k zmene cien, poskytovaniu zliav a vytváraniu textových položiek nájdete vo vetve Predaj. Pomocou zodpovedajúcich povelov v ponuke Nastavenie sa môže prihlásiť nový užívateľ, prípadne si ten existujúci môže Zmeniť heslo.

Agenda Hardware je určená pre konfiguráciu komunikácie so zariadeniami, ktoré priamo spolupracujú s programom POHODA Kasa Offline prostredníctvom prepojenia s počítačom užívateľa a ktoré sa používajú pri predaji uskutočňovanom pomocou agendy Predaj.

Ovládanie agendy i zariadení je rovnaké ako v systéme POHODA. Najprv z výklopného zoznamu zvoľte príslušné zariadenie. Podľa vášho výberu sa zmení i dynamický formulár, v ktorom môžete zadať nastavenie daného zariadenia. Pred použitím je potrebné zariadenie aktivovať zaškrtnutím voľby Zapnuté.

V programe POHODA Kasa Offline nie je možné v agendách zoznamov záznamy editovať. Nájdete tu agendy Predajky, Číselné rady, Zásoby, Členenie skladov, Predajné ceny, Cenové skupiny a Adresár. Údaje do agend zoznamov sa prenášajú, s výnimkou agendy Predajky, zo systému POHODA.

V agende Predajky si môžete prehliadnuť všetky doklady vystavené prostredníctvom programu POHODA Kasa Offline. Doklady nie je možné upravovať ani mazať. Máte však možnosť doklady Stornovať, a to rovnomenným povelom z ponuky Záznam.