10.6 Vydané zálohové faktúry

Zálohové faktúry sa pre lepšiu prehľadnosť zapisujú do samostatnej agendy. Práca s nimi je v podstate zhodná s agendou Vydané faktúry. Zálohové faktúry nie sú daňovým dokladom, preto nevstupujú do priznania k DPH a pole Členenie DPH je v agende zálohových faktúr neprístupné. V uvedenej agende vystavujete faktúry typu Zálohová a Proforma.

Zálohová faktúra je predpis na zaplatenie zálohy za práce alebo služby, ktoré poskytujete odberateľovi v dlhšom časovom intervale. Akonáhle sú práce dokončené, vystaví sa konečná faktúra, v ktorej sa preúčtujú zaplatené zálohy.

Proforma faktúra je vlastne výzva na zaplatenie a zadáva sa na celú čiastku poskytnutého tovaru alebo služby. Plnenie bude poskytnuté až po jej zaplatení. Vystavenie proforma faktúry sa v denníku neúčtuje. Po jej zaplatení je vystavená faktúra (daňový doklad) a zaslaná odberateľovi s tým, že už bola zaplatená. POHODA vystaví faktúru (daňový doklad) automaticky pri zápise úhrady proforma faktúry v agende Banka alebo Pokladňa.

Položky, ktoré sú vložené zo skladu do zálohovej faktúry nemajú väzbu na stav zásob, tzn. že pri uložení dokladu nedochádza k vyskladneniu, resp. naskladneniu zásob.

Skladové pohyby vytvorí až faktúra (daňový doklad) vzniknutá odpočtom proforma alebo zálohovej faktúry. Podrobnejší popis uvádzame ďalej.

Ak do 15 dní odo dňa prijatia platby zálohy nedôjde k uskutočneniu zdaniteľného plnenia a nebude vystavená zúčtovacia faktúra, vzniká povinnosť vystaviť daňový doklad. V takom prípade zvoľte pri zálohovej faktúre povel Daňový doklad z ponuky Záznam, ktorý vystaví do agendy Interné doklady daňový doklad k úhrade zálohovej faktúry. Daňový doklad môžete tiež vystaviť prostredníctvom povelu Vystav daň. doklad, ktorý vyvoláte z miestnej ponuky po stlačení pravého tlačidla myši na príslušnom riadku úhrady na záložke Likvidácia. Z rovnakej ponuky je možné otvoriť vytvorený daňový doklad v agende Interné doklady, a to povelom Otvoriť daňový doklad.

Akonáhle vytvorený daňový doklad uložíte, automaticky sa vytvorí väzba na príslušnú úhradu zálohovej faktúry. V prípade, že bol interný doklad vytvorený bez väzby na úhradu zálohovej faktúry, môžete túto väzbu vytvoriť pomocou povelu Naviazať na daň. doklad…, ktorý je dostupný v miestnej ponuke na záložke Likvidácia. Po jeho zvolení zadáte číslo interného dokladu (daňového dokladu), s ktorým chcete väzbu vytvoriť. Rovnakým spôsobom vystavíte daňový doklad, resp. naviažete daňový doklad k zálohe v cudzej mene.

Ak zaškrtnete v agende Globálne nastavenie/Platby voľbu Po likvidácii vydanej zálohovej faktúry vystaviť daňový doklad k prijatej platbe, tak sa pri likvidácii vydanej zálohovej faktúry typu Zálohová automaticky bez upozornenia vytvorí daňový doklad k prijatej platbe v agende Interné doklady. Bližšie informácie o automatickom vystavení daňového dokladu k prijatej platbe nájdete v pomocníkovi programu po stlačení klávesu F1.

Vydanú zálohovú faktúru môžete tiež vytvoriť napríklad z výdajky, vydanej ponuky, prijatého dopytu alebo prijatej objednávky. V prípade, že vytvoríte zálohovú faktúru z výdajky, vložia sa do nej skladové položky z výdajky ako textové položky bez väzby na sklad, pretože vydaná zálohová faktúra nemá vplyv na skladové pohyby. Viac dokladov naraz môžete do zálohovej faktúry vložiť z výdajok prostredníctvom povelu Preniesť všetko.

Ak vložíte prijatú objednávku do vydanej zálohovej faktúry, POHODA sa vás spýta, či chcete označiť objednávku ako vybavenú, prenesenú alebo má byť označená ako vybavená až po prenesení zálohovej faktúry do vydanej faktúry.

Odpočet uhradenej čiastky vydanej zálohovej faktúry môžete uplatniť v agende Vydané faktúry povelom Zálohové faktúry → z ponuky Záznam/Prenos →. POHODA otvorí agendu Vydané zálohové faktúry a vyberie všetky vydané zálohové faktúry, ktoré neboli doteraz uplatnené. Príslušnú zálohovú faktúru vložíte do vydanej faktúry dvojklikom myši a povelom Preniesť do dokladu, alebo povelmi Preniesť s výberom položiek alebo Preniesť aj položky, ak chcete do vydanej faktúry preniesť aj položky zo zálohovej faktúry.

Čiastku odpočtu, ktorú chcete do vydanej faktúry uplatniť, zapíšte do dialógového okna Odpočet zálohy, ktoré sa zobrazí po výbere jedného z vyššie uvedených povelov. V tomto okne nájdete informácie o výške vydanej faktúry, zálohovej faktúry, o jej likvidácii a o čiastke, ktorú zostáva uplatniť. Ak chcete vykonať iba čiastočný odpočet zálohovej faktúry, prepíšte údaj v poli Čiastka pre vloženie odpočtu. Výška odpočtu zálohy je vo faktúre uvedená v položke Uhradená záloha.

V konečnej faktúre je možné uplatniť iba čiastku do výšky konkrétnej zálohovej faktúry. Celková výška uplatnených čiastok zo zálohovej faktúry je evidovaná na zálohovej faktúre v stĺpci Uplatnené.

Prehľad dokladov, v ktorých bola uplatnená záloha (vrátane výšky zálohy), nájdete v tabuľke pod záložkou Doklady.

Ak potrebujete uplatniť zálohovú faktúru bez toho, aby ste ju odpočítali vo vydanej faktúre, použite povel Záznam/Odpočet zálohy… V dialógovom okne Odpočet zálohy zadáte čiastku odpočtu.

V tejto agende nájdete hneď niekoľko variantov tlačových zostáv pre zálohovú fakturáciu, ako napr. Zálohová faktúra, Zálohová faktúra v HTML, Zálohová faktúra v cudzej mene (anglicky, nemecky, francúzsky), Kniha vydaných zálohových faktúr, Súčet položiek, Mesačná zálohová fakturácia, Inventúra vydaných zálohových faktúr, Zálohové faktúry na vystavenie faktúr (dokladov pre DPH), Kontrola zdanených záloh, Chyby v zaúčtovaní dokladov atď.