12.2 Personalistika

V agende Personalistika v ponuke Mzdy evidujete údaje o jednotlivých zamestnancoch firmy. Agenda slúži na evidovanie jedinečných údajov o zamestnancovi. Medzi tieto údaje patrí: adresa trvalého pobytu, osobné údaje, zdravotná poisťovňa, prípadne účasť na dôchodkovom sporení alebo či ide o cudzinca. Ku každému zamestnancovi sa definujú informácie, ktoré sú podkladom pre výpočet preddavkov na daň, pre vyplatenie daňového bonusu i údaje pre účely ročného zúčtovania preddavkov na daň z príjmov.

V tejto agende sa vykonáva i ročné zúčtovanie preddavkov na daň. Všetky údaje vždy starostlivo vypĺňajte, v prípade potreby aktualizujte a prekontrolujte pred každým mesačným spracovaním miezd. Akúkoľvek úpravu je potrebné vykonať ešte pred spracovaním miezd mesiaca, od ktorého zmena platí.

Obsah jednotlivých polí tejto agendy je väčšinou zrejmý a dobre zrozumiteľný. Ak si nebudete istí, pomôže vám interaktívny pomocník dostupný po stlačení klávesovej skratky CTRL+F1. V nasledujúcom texte zameriame pozornosť len na tie najdôležitejšie polia agendy Personalistika.

V tomto formulári vyplníte adresu a všetky potrebné osobné údaje zamestnanca. Ak má zamestnanec trvalý pobyt mimo SR, nastavte do poľa Štát danú krajinu.

Ak požaduje zamestnanec od zamestnávateľa ročné zúčtovanie preddavkov na daň, zaškrtnite pole Ročné zúčtovanie preddavkov na daň. Samotný povel, ktorým bude vykonané ročné zúčtovanie, nájdete v ponuke Záznam. Ak zrušíte zaškrtnutie tohto poľa pri zamestnancovi, ktorému už bolo vykonané ročné zúčtovanie, vypočítané podklady sa odstránia z databázy a tlačová zostava Ročné zúčtovanie preddavkov na daň nebude k dispozícii. Výpočet však môžete vykonať znovu.

Voľbu Potvrdenie o zaplatení dane zaškrtnite, ak zamestnanec v žiadosti o ročné zúčtovanie požiadal o vystavenie tohto potvrdenia. Zaškrtnutie poľa má vplyv na samotný výpočet ročného zúčtovania a následne vysporiadania nedoplatku.

Voľbu Uvádzať RČ zaškrtnite, ak chcete i v pomocných tlačových zostavách (kvôli plneniu zákonnej povinnosti) uvádzať rodné číslo zamestnanca. V tlačových zostavách, ktoré je zamestnávateľ povinný viesť alebo predkladať príslušným inštitúciám, a ich obsahom je rodné číslo, sa rodné číslo uvádza vždy.

Voľbu Spoločník zamestnávateľa zaškrtnite, ak je tento zamestnanec zároveň spoločníkom zamestnávateľa v spoločnosti s ručením obmedzeným (s. r. o.). Ak je voľba zaškrtnutá, budú pri zaúčtovaní miezd použité predkontácie pre spoločníka, ktoré sú nastavené v agende Globálne nastavenie v sekcii Mzdy/Predkontácia.

Voľbu Štatutár – min. 50 % účasť zaškrtnite, ak je zamestnanec štatutárnym orgánom alebo členom štatutárneho orgánu zamestnávateľa, alebo má najmenej 50 % účasť na majetku zamestnávateľa. Zaškrtnutie poľa ovplyvňuje len RLFO a nemá vplyv na výpočet odvodov poistného na sociálne poistenie. Výpočet odvodov ovplyvníte nastavením v agende Pracovné pomery na záložke Mzda v časti Odvody poistenia.

Formulár Poistenie obsahuje údaje o zdravotnom poistení a starobnom dôchodkovom sporení.

Zo zoznamu vyberte príslušnú zdravotnú poisťovňu, v ktorej je zamestnanec poistený. V prípade, ak zamestnanec zmení zdravotnú poisťovňu, zaškrtnite voľbu Zmena poisťovne. Potom sa sprístupní pole s výklopným zoznamom pre výber novej poisťovne.

Ak má zamestnanec zmenenú pracovnú schopnosť, zaškrtnite zodpovedajúce pole. Pre určenie zmenenej pracovnej schopnosti slúži pole Osoba uznaná za invalidnú alebo Osoba s ťažkým zdravotným postihnutím.

Ak zamestnanec oznámi zamestnávateľovi uplatňovanie nároku na odpočítateľnú položku na zdravotné poistenie, zaškrnite voľbu Odpočítateľná položka na zdrav. poistenie.

Voľbu Sporiteľ na SDS (2. pilier) zaškrtnite v prípade, ak zamestnanec podpísal s niektorou zo správcovských spoločností zmluvu o starobnom dôchodkovom sporení (2. pilier). Na výplatných páskach sa potom vyčísli dôchodkové poistenie a starobné dôchodkové sporenie samostatne.

V časti Zabezpečenie dokumentov heslom môžete zadať každému zamestnancovi heslo. Tým zabezpečíte, že mzdové zostavy pre jedného zamestnanca exportované do formátu PDF otvorí iba zamestnanec, ktorému patria. Bez zadania správneho hesla nebude možné PDF súbor otvoriť. Použiť heslo konkrétneho zamestnanca je možné na tlačových zostavách typu doklad a formulár (tlačivo), do ktorého vstupujú údaje len jedného zamestnanca. Ide napríklad o Mzdový list vrátane všetkých príloh, Výplatná páska, Výplatný list atď.

Formulár Cudzinec využijete v prípade, ak zamestnávate cudzinca. Pole Cudzinec zaškrtnite ak teda zamestnanec nie je občanom SR a vyplňte všetky polia. Do poľa Číslo sociálneho poistenia v SR a Číslo zdravotného poistenia v SR zadajte čísla pridelené jednotlivými inštitúciami. Tieto údaje vstupujú na tlačivá sociálnej poisťovne a jednotlivých zdravotných poisťovní.

Pole Cudzinec bez trv. pobytu v SR zaškrnite v prípade, ak ide o cudzinca, ktorý nemá na území SR povolený pobyt a nebolo mu na území SR pridelené rodné číslo.

Záložka Pracovné pomery obsahuje základné informácie o všetkých pracovných pomeroch zamestnanca v danom roku.

Pri zaevidovaní zamestnanca do agendy Personalistika sa automaticky k zamestnancovi vytvorí pracovný pomer v agende Pracovné pomery. Ak má zamestnanec viac pracovných pomerov, ďalší pracovný pomer vložíte práve prostredníctvom tejto záložky. Miestnu ponuku vyvoláte pomocou pravého tlačidla myši a vyberiete povel Vložiť ďalší pracovný pomer a POHODA automaticky pridá ďalší pracovný pomer. Informácie o pracovnom pomere potom nadefinujete priamo v agende Pracovné pomery, do ktorej vás program prepne po kliknutí na povel Otvoriť pracovný pomer.

Otvorenie príslušného pracovného pomeru zamestnanca je možné urýchliť i dvojklikom myši na základné údaje tohto pracovného pomeru.

Údaje v záložke Dane sú dôležité pre správny výpočet preddavkov na daň, priznanie daňového bonusu, ako aj ročného zúčtovania preddavkov na daň.

V poli Typ vyberte správny údaj z ponúkaného zoznamu. V hornej časti tohto zoznamu sú údaje pre účely výpočtu preddavkov na daň. Údaje v spodnej časti zoznamu sú určené pre potreby ročného zúčtovania preddavkov na daň.

Tento typ nastavte zamestnancovi, ktorý si na základe podpísaného vyhlásenia na uplatnenie nezdaniteľnej časti uplatňuje nezdaniteľnú časť na daňovníka. Zníženie základu dane sa uplatní len vtedy, ak nepoberal daňovník k 1.1. starobný dôchodok. Ak príde k zmene nezdaniteľného základu, aktualizáciou programu sa automaticky vyplní pole Do, čím sa ukončí platnosť. Na novom riadku sa doplní typ s novou platnosťou. V poli Čiastka sa uvádza ročná čiastka, pričom do mesačných miezd vstupuje 1/12 ročnej čiastky.

Ak si zamestnanec prostredníctvom podpísaného vyhlásenia uplatňuje daňový bonus na dieťa, nastavte tento typ. V prípade uplatňovania daňového bonusu na viac detí, musí byť riadkov s týmto typom toľko, na koľko detí si daňovník uplatňuje vyplatenie daňového bonusu. Zmena výšky daňového bonusu sa vykonáva automaticky aktualizáciou programu, tj. rovnako ako typ Daňovník (podpísal vyhlásenie). V poli Čiastka sa uvádza ročná čiastka, pričom do mesačných miezd sa premietne čiastka pripadajúca na počet detí podľa ich veku na konkrétny mesiac.

Tento typ slúži na zaevidovanie situácie, v ktorej ste zamestnancovi zabudli vyplatiť daňový bonus od prvého mesiaca, v ktorom o uplatňovanie požiadal alebo ste vyplatili daňový bonus, na ktorý už nemal nárok. Pre zadanie obdobia nesprávneho postupu použite polia Od – Do, vyberte daný typ a zadajte čiastku, ktorá je zamestnancovi doplatená alebo dodatočne vybraná. Vysporiadanie so zamestnancom vykonáte zadaním čiastky do jednej z miezd.

Zníženie základu dane na druhého z manželov v prípade, že sú splnené podmienky. Čiastka je uplatňovaná až pri ročnom zúčtovaní preddavkov na daň.

Tento typ uvediete pri dôchodcovi, ktorý si v priebehu roka neuplatňoval zníženie základu dane. Pred vykonaním ročného zúčtovania dane z príjmov zapíšte do poľa Čiastka celkový potvrdený dôchodok, ktorý bol dôchodcovi za príslušné obdobie vyplatený. Pri ročnom zúčtovaní program vypočíta zodpovedajúce zníženie základu dane pri zamestnancovi.

Príjem u iného zamestnávateľa, Príjem na dohodu u iného zamestnávateľa, Zdravotné poistnenie u iného zamestnávateľa, Sociálne poistenie u iného zamestnávateľa, Preddavky na daň u iného zamestnávateľa, Daňový bonus vyplatený u iného zamestnávateľa. Čiastky vstupujú len do výpočtu ročného zúčtovania. Podkladom pre vyplnenie týchto typov je potvrdenie o zdaniteľných príjmoch.

Uveďte čiastku nároku na daňový bonus u iného zamestnávateľa.

Tento typ použijete, ak si zamestnanec uplatňuje zaplatené príspevky do III. piliera.

Ak si zamestnanec uplatňuje nezdaniteľnú časť na preukázateľne zaplatené úhrady súvisiace s kúpeľnou starostlivosťou a s ňou spojených služieb, nastavte tento typ. Čiastka, ktorú si zamestnanec môže uplatniť, je maximálne 50,- € za rok.

Tento typ použijete v prípade, ak si zamestnanec uplatňuje nezdaniteľnú časť na kúpeľnú starostlivosť i na manželku a na vyživované dieťa, pričom maximálna výška, ktorú si môže na každého z nich uplatniť je 50,- € za rok. Čiastku je potrebné zadať za manželku i každé vyživované dieťa zvlášť.

Tento typ použijete v prípade, ak si zamestnanec uplatňuje daňový bonus na zaplatené úroky, ktorý je možné od roku 2018 uplatiť v ročnom zúčtovaní preddavkov na daň, resp. v priznaní k dani z príjmov. Zamestnancovi (dlžníkovi) banka vystaví potvrdenie, v ktorom je uvedená výška zaplatených úrokov v príslušnom roku, vypočítaná najviac zo sumy 50 000,- €. Zamestnanec si môže uplatniť 50 % zo zaplatených úrokov, najviac však 400,- € ročne. Ak úročenie začalo v priebehu roka, alebo päťročná lehota uplynie v priebehu roka, je možné uplatniť len pomernú časť daňového bonusu, ktorá pripadá na počet kalendárnych mesiacov v období.

Záložka Starostlivosť o dieťa slúži pre evidovanie obdobia starostlivosti o dieťa (deti). Starostlivosť o dieťa ovplyvňuje výpočet sumy dôchodku u zamestnancov narodených do 1. 1. 1985, pričom obdobie sa uvádza len u jedného z rodičov, vo väčšine prípadov pôjde o matku.

Obdobie starostlivosti zadajte pomocou Od – Do. Do poľa Od sa zadáva dátum narodenia dieťaťa, resp. dátum osvojenia alebo prevzatia do starostlivosti. Do poľa Do sa uvádza dátum predchádzajúci dňu dovŕšenia šiestich rokov veku dieťaťa (výnimka – dlhodobo ťažko zdrav. postihnuté dieťa), resp. dátum skončenia starostlivosti.

Starostlivosť o dieťa ovplyvňuje Mesačný výkaz poistného a príspevkov a Výkaz poistného a príspevkov.

Povelom Ročné zúčtovanie… z ponuky Záznam vykonáte ročné zúčtovanie preddavkov na daň z príjmov tým zamestnancom, pri ktorých je zaškrtnutá voľba Ročné zúčtovanie preddavkov na daň.

Pri zamestnancoch, ktorí o ročné zúčtovanie preddavkov dane z príjmov požiadajú a predložia potrebné doklady do 15.2. nasledujúceho roka, zaškrtnite pole Ročné zúčtovanie preddavkov vo formulári Zamestnanec agendy Personalistika.

Týmto krokom ich zahrniete do spracovania zúčtovania dane z príjmov, ktoré sa spustí povelom Ročné zúčtovanie… Zamestnanci musia doložiť príjmy od iných zamestnávateľov a podklady pre dodatočné zníženie základu dane alebo uplatnenie daňového bonusu, ktoré neuplatnili v priebehu roka. Tieto údaje zapíšete do záložky Dane každého zamestnanca.

Výsledky ročného zúčtovania je potrebné vysporiadať v termíne danom legislatívou. Čiastky sa automaticky doplnia do polí Ročné zúčtovanie dane, Roč. zúčt. (daň. bonus), Roč. zúčt. (bonus – úroky), ktoré nájdete v agende Mzdy za vybraný mesiac vo formulári Čistá mzda.

Ak chcete do chybne vystaveného ročného zúčtovania preddavkov na daň premietnuť opravy vykonané v záložke Dane, vyberte konkrétneho zamestnanca a opäť použite povel Ročné zúčtovanie… z ponuky Záznam.

Ak chcete zrušiť vypočítané ročné zúčtovanie zamestnanca, zrušte zaškrtnutie voľby Ročné zúčtovanie preddavkov na daň vo formulári agendy Personalistika. Týmto zrušíte i vysporiadanie prostredníctvom vybranej mzdy zamestnanca.

Pomocou povelu Odoslanie ročného hlásenia… v ponuke Záznam môžete vygenerovať tlačivo Hlásenie o vyúčtovaní dane do formátu XML a podať ho prostredníctvom elektronickej podateľne daňovej sekcie Finančného riaditeľstva SR.

Agenda Personalistika obsahuje bohatú ponuku tlačových zostáv. Najčastejšie budete používať tlačovú zostavu Mzdový list. K mzdovému listu je potrebné vytlačiť ešte niekoľko príloh na ďalších zostavách. K dispozícii je tu tiež i Karta zamestnanca či Zoznam zamestnancov. Medzi tlačovými zostavami nájdete celý rad štandardných tlačív (napr. Vyhlásenie na uplatnenie nezdaniteľnej časti a daň. bonusu, Potvrdenie o zdaniteľných príjmoch, Ročné zúčtovanie preddavkov na daň, Potvrdenie o zaplatení dane, Vyhlásenie o poukázaní podielu zaplatenej dane – 2%, Hlásenie o vyúčtovaní dane, Hlásenie o vyúčtovaní dane – časť IV., časť V.).

Do tlačových zostáv vstupujú všetky pracovné pomery jedného zamestnanca naraz.