11.15 Agendy Reklamácie a Servis

V programe POHODA rozlišujeme nasledujúce typy reklamácií:

• Zákaznícka – reklamácia tovaru od vášho odberateľa,
• Nákupná – reklamácia tovaru voči vášmu dodávateľovi (chybu dodaného tovaru ste zistili ešte pred jeho naskladnením),
• Skladová – reklamácia tovaru voči vášmu dodávateľovi (chybu dodaného tovaru ste zistili až po jeho naskladnení).

Agendy Reklamácie a Servis sú iba evidenčné agendy, v ktorých sa nepracuje s reklamačným a servisným skladom. Jednotlivé záznamy sú v oboch agendách farebne rozlišované. Ste tak ihneď upozornení na blížiacu sa lehotu pre vybavenie reklamácie alebo servisu. O reklamovanom tovare a tovare prijatom do servisu program POHODA neúčtuje.

Príjem predmetu reklamácie (tovaru) vykonáte prostredníctvom povelu Záznam/Prenos →. V rámci zákazníckych reklamácií je možné reklamovať doklady z agend Výdajky, Predajky, Vydané faktúry a Pokladňa. Do skladových a nákupných reklamácií je možné prenášať predmety reklamácie z dokladov zapísaných v agendách Príjemky, Prijaté faktúry a Pokladňa.

Každý reklamačný záznam môže obsahovať iba jeden predmet reklamácie. Prostredníctvom povelu Preniesť položku vložíte do reklamačného záznamu tovar, ktorý máte aktuálne označený v predajnom, resp. nákupnom doklade. V zázname reklamácie môžete vyplniť dátum prijatia reklamácie, dátum jej predpokladaného vybavenia, skutočného vybavenia, adresu a kontaktnú osobu. Na záložke Predmet reklamácie môžete uviesť informácie o reklamovanom tovare, vrátane uvedenia popisu chyby, stavu reklamovanej zásoby pri jej prevzatí a prevzatých príslušenstvách.

Celý priebeh reklamačného konania od prijatia reklamácie až do jej ukončenia zaznamenáte na záložke Stavy. Zadaním dátumu a výberom zodpovedajúceho stavu reklamácie (napr. odovzdané do servisu a pod.), ktorý definujete v agende Nastavenie/Zoznamy/Stavy reklamácie a servisu, budete zachytávať dôležité momenty vývoja daného prípadu reklamácie.

Zadaním stavu reklamácie so spôsobom vybavenia typu Výmena tovaru sa zobrazí dialógové okno, prostredníctvom ktorého môžete priamo z agendy Reklamácie vytvoriť výdajku, resp. príjemku na vymenený tovar. Uložením dokladu sa údaje o vymenenej zásobe zaznamenajú i v príslušnom zázname reklamácie.

K stavom reklamácie, pri ktorých je uvedený spôsob vybavenia reklamácie Vydaný dobropis, Prijatý dobropis, Príjmový pokladničný doklad alebo Výdavkový pokladničný doklad je možné súvisiaci doklad vystaviť priamo z agendy Reklamácie, a to prostredníctvom ponuky Záznam. Voliteľne môžete vybrať, či sa má doklad vytvoriť skladovo alebo textovo.

Pri zápise reklamácie typu Skladová je v agende Zásoby pri príslušnej skladovej zásobe pripočítané reklamované množstvo do poľa Reklamácie. Množstvo zásoby viazané v skladových reklamáciách nie je možné vyskladniť, ak nie je reklamácia uzavretá. Ak dôjde k vybaveniu skladovej reklamácie, zníži sa hodnota v poli Reklamácie o vybavené množstvo.

Povelom Záznam/Hromadné odoslanie… vložíte do vybraných reklamačných záznamov, ktorých predmety reklamácie spoločne odovzdávate jednému servisnému stredisku alebo dodávateľovi na vybavenie, stav reklamácie Odovzdané do servisu spolu s číslom reklamačného listu.

Ak ste firmou, ktorá priamo vlastní servisné stredisko zabezpečujúce opravy reklamovaných predmetov, môžete viesť v agende Servis evidenciu záznamov opráv reklamovaných predmetov. Povelom Záznam/Servis vytvoríte z reklamácie servisný záznam typu Záručný.

Všetky reklamačné záznamy sa údajovou uzávierkou prenášajú do nasledujúceho účtovného obdobia. Ak nechcete nejaký reklamačný záznam prenášať, označte ho pomocou povelu Záznam/Neprevádzať uzávierkou.

V agende Servis sa evidujú tieto typy záznamov:

• Záručný – slúži na evidenciu neplatených opráv,
• Pozáručný – použije sa pre platené servisné práce.

Príjem tovaru do servisu vykonáte rovnakým spôsobom, aký sme popísali v časti Príjem reklamovaného tovaru. Na záložke Predmet servisu uvediete informácie o servisovanom tovare, vrátane uvedenia popisu chyby, stave zásoby pri jej prevzatí a prevzatých príslušenstvách.

Celý priebeh servisného konania zaznamenávate na záložke Stavy. Zadaním dátumu a výberom zodpovedajúceho stavu (napr. Vybavuje sa, K odovzdaniu), ktorý nadefinujete v agende Nastavenie/Zoznamy/Stavy reklamácie a servisu, budete zachytávať dôležité momenty vývoja daného servisného prípadu.

Vo formulári uvediete výšku prijatej zálohy a povelom Záznam/Vystaviť pokladničnú zálohu, resp. Vystaviť zálohovú faktúru zákazníkovi okamžite vytvoríte doklad k prijatej zálohe.

Spotrebovaný materiál a vykonanú prácu pri oprave zaznamenáte na záložke Položky servisu. Jednotlivé položky sem zavediete buď ručne, prenosom zo skladu povelom Záznam/Prenos →/Položky servisu →, alebo prenesením položiek z vytvorenej výdajky povelom Záznam/Prenos →/Položky z výdajky →. V prípade, že si chcete najprv na záložke Položky servisu zapísať potrebný materiál pre opravu a až potom ho vyskladniť, preneste zapísané položky zo servisného záznamu do výdajky povelom Servis →, ktorý nájdete v agende Výdajky v ponuke Záznam/Prenos →.

Záložka Zistená chyba je určená pre popis zisteného rozsahu poškodenia predmetu servisu.

Dokončené servisné práce zákazníkovi vyúčtujete prostredníctvom povelu Servis →, ktorý nájdete v agendách Vydané faktúry, Pokladňa a Predajky.

Ak zaškrtnete voľbu Kontrolovať záruky v agende Globálne nastavenie/Sklady, bude vás POHODA upozorňovať, či predmet reklamácie alebo servisu je ešte v záručnej dobe. Podmienkou je uviesť v poli Dátum dokladu, kedy bol reklamovaný alebo servisovaný predmet zakúpený. Na záložke Predmet reklamácie, resp. Predmet servisu musí byť ešte doplnená dĺžka záruky. Na základe týchto údajov potom POHODA vyhodnotí, či sa zahájené reklamačné alebo servisné konanie nachádza, vzhľadom k dátumu jeho začiatku, v období platnosti záruky.

Pri zápise servisného záznamu je v agende Zásoby pri príslušnej skladovej zásobe v poli Servis uvedené množstvo tejto zásoby, ktoré je použité pre servis na záložke Položky servisu. Množstvo zásoby viazané v servise nie je možné vyskladniť, kým nie je servisný záznam vybavený, respektíve množstvo nie je prenesené do výdajového dokladu. Až potom sa zníži hodnota v poli Servis o dané množstvo.

V tlačových zostavách agendy Reklamácie nájdete okrem zostáv Potvrdenie o prijatí reklamácie a Reklamačný protokol tiež Štítky reklamácií a Reklamačný list. Ďalej si môžete vytlačiť reporty vyhodnocujúce záznamy reklamácie za určité obdobie, navyše ešte roztriedené podľa zákazníkov, dodávateľov alebo predmetu reklamácie.

Z agendy Servis si môžete vytlačiť napríklad Potvrdenie o prijatí do servisu, Servisný protokol alebo zostavy obsahujúce servisné záznamy za určité obdobie.