2.7 Uzamknutie záznamov

Funkcie v ponuke Záznam/Zámok umožňujú uzamknúť zvolené záznamy a chrániť ich tak pred nežiaducimi úpravami. Uzamknutie záznamu je indikované vo formulári i v stavovom riadku ikonou zámku.

• Vyberte si požadovaný záznam (napr. pokladničný doklad, faktúru a pod.).
• Zvoľte povel Uzamknúť z ponuky Záznam/Zámok.
• Program uzamkne aktuálny záznam, vrátane jeho prípadného zaúčtovania do denníka, a označí ho ikonou zámku.

• Otvorte požadovanú agendu (napr. Pokladňa).
• Zvoľte povel Uzamknúť všetko z ponuky Zámok.
• Program uzamkne všetky vybrané záznamy aktuálnej agendy, vrátane ich prípadného zaúčtovania do denníka.

Rozsah uzamknutých záznamov môžete obmedziť výberom záznamov pomocou ponuky Výber.

• Táto funkcia umožňuje vykonať kompletné uzamknutie účtovníctva k zvolenému dátumu a navyše znemožní zápis nových dokladov do uzamknutého obdobia.
• Po zvolení povelu Zámok k dátumu… z ponuky Zámok alebo z ponuky Nastavenie zobrazí program dialógové okno Zámok k dátumu, kde vyplníte dátum uzamknutia účtovníctva.
• Ak potvrdíte vybraný dátum, uzamkne POHODA všetky záznamy účtovných agend do uvedeného dátumu vrátane. Pojmom účtovné agendy v tomto prípade rozumieme všetky agendy umožňujúce zaúčtovanie dokladu do agendy Účtovný denník (s výnimkou majetkových agend).

Záznamy, ktoré máte uzamknuté, nezmeníte žiadnou funkciou. Jedinú výnimku tvoria hromadné databázové operácie (prepočty váženej nákupnej ceny, opravy integrity databázy, importy a prevody databázy, údajové uzávierky). Ak potrebujete s uzamknutými záznamami pracovať, musíte ich najskôr odomknúť.

• Vyberte si požadovaný záznam (napr. pokladničný doklad, faktúru).
• Zvoľte povel Odomknúť z ponuky Zámok.
• Program odomkne aktuálny záznam vrátane jeho prípadného zaúčtovania do denníka.

• Otvorte požadovanú agendu (napr. Vydané faktúry).
• Zvoľte povel Odomknúť všetko z ponuky Zámok.
• Program odomkne všetky záznamy aktuálnej agendy vrátane ich prípadného zaúčtovania do denníka. Rozsah odomykaných záznamov je možné obmedziť selekciou záznamov pomocou ponuky Výber. Ak zvolíte povel Odomknúť všetko, dôjde k odomknutiu všetkých záznamov aktuálne zobrazených v tabuľke.

• Po zadaní povelu Zámok k dátumu… z ponuky Zámok alebo Nastavenie zobrazí program dialógové okno pre zadanie dátumu odomknutia účtovníctva.
• Keď dátum potvrdíte, odomkne POHODA všetky záznamy účtovných agend od uvedeného dátumu vrátane.

Informačný systém POHODA E1 umožňuje tzv. dvojstupňové uzamykanie, resp. odomykanie dokladov. Pri uzamykaní/odomykaní dokladov k zvolenému dátumu, ktoré vykonáte pomocou povelu Nastavenie/Zámok k dátumu…, si navyše môžete zvoliť okruh dokladov, ktoré chcete uzamknúť/odomknúť.

I. stupeň – Doklady uzamknuté prvým stupňom môžu editovať iba užívatelia, ktorí majú v agende Prístupové práva nastavené právo Editácie záznamov uzamknutých I. stupňom.

II. stupeň – Takto uzamknuté doklady sú uzamknuté i pre užívateľov s vyšším oprávnením a nie je možné ich editovať. Zrušiť uzamknutie týchto dokladov môžu len užívatelia, ktorí majú v agende Prístupové práva nastavené právo Odomykania záznamov II. stupňa.

Účtovné – Uzamknutie/odomknutie účtovnej oblasti dokladov sa vzťahuje na doklady v týchto agendách: Banka, Pokladňa, Interné doklady, Opravné položky, Počiatočné stavy účtov, Východzie stavy účtov, Vydané faktúry, Vydané zálohové faktúry, Ostatné pohľadávky, Prijaté faktúry, Prijaté zálohové faktúry a Ostatné záväzky.

Uzamknutie/odomknutie dokladov v skladovej oblasti sa vzťahuje na doklady v týchto agendách: Príjemky, Výdajky, Predajky, Prevod a Výroba. POHODA uzamkne, resp. odomkne tieto doklady vrátane ich prípadného zaúčtovania do denníka.

Ponuky/Objednávky

Uzamknutie/odomknutie oblasti Ponuky/Objednávky sa vzťahuje na doklady v týchto agendách: Prijaté ponuky, Vydané ponuky, Prijaté dopyty, Vydané dopyty, Prijaté objednávky a Vydané objednávky.

Reklamácie/Servis

Uzamknutie/odomknutie reklamačných a servisných dokladov, resp. záznamov sa vzťahuje na agendy Reklamácie a Servis.