2.6 Výber záznamov

POHODA umožňuje originálnym a vysoko efektívnym spôsobom vyhľadávať záznamy podľa zadaných podmienok. Dynamické záložky pomocou niekoľkých kliknutí myšou okamžite vyhľadajú záznamy zodpovedajúce zložitej kombinácii podmienok. Okrem nich je k dispozícii celý rad ďalších funkcií v ponuke Výber. Ponuka obsahuje tiež názvy skôr vykonaných a uložených otázok, ktoré tak môžete priamo vyvolať. Výberovým podmienkam hovoríme otázka. Záznamy vybrané otázkou sa zobrazia v tabuľke otázky. Opakovaným vyhľadávaním nad rôznymi stĺpcami získate výsledok akokoľvek zložitej otázky.

Okrem toho, že sa môžete jednoducho pozrieť na záznamy zodpovedajúce vášmu výberu, napríklad na všetkých vašich odberateľov z Bratislavy, POHODA umožňuje:

• prehliadať na obrazovke zostavu, ktorá obsahuje iba vybrané záznamy,
• vytlačiť zostavu s vybranými záznamami,
• vykonať rýchly súčet číselných položiek vybraných dokladov, a to kliknutím na záhlavie stĺpca.

Vyhľadané záznamy môžete tiež:

• vyexportovať v rôznych dátových formátoch,
• otvoriť v aplikácii Microsoft Excel.

Obidve voľby nájdete v miestnej ponuke, ktorú vyvoláte stlačením pravého tlačidla myši v tabuľke.

Vyhľadávacie pole je umiestnené v štandardnej nástrojovej lište.

• Kliknite na záhlavie textového či dátumového stĺpca, podľa ktorého chcete vyhľadávať. Názov stĺpca sa zobrazí tučným písmom.
• Začnite písať hľadaný text. Kurzor sa presunie na prvý zodpovedajúci záznam. Dátum môžete zapísať ako v plnom (dd/mm/rrrr), tak v skrátenom formáte (dd/mm/rr).
• Stlačte kláves ENTER. Záznamy, ktoré obsahujú vo zvolenom stĺpci zadaný text, sa v tabuľke vyberú. Na záložke Otázka sa objaví zapísaná otázka (napr. Meno = Dub, Dátum = 28.03.2021 atď.). K výsledku tejto otázky sa môžete vrátiť i neskôr stlačením záložky.

Stlačením klávesu F3 môžete opakovať výber s použitím textu vo vyhľadávacom poli. Stlačením klávesovej skratky CTRL+Q presuniete kurzor do vyhľadávacieho poľa.

V prípade, že aktivujete tabuľku položiek dokladu, môžete pomocou vyhľadávacieho poľa prehľadávať i položky daného dokladu.

Rozsah výberu môžete rozšíriť v agende Globálne nastavenie v sekcii Adresár, a to povelom Inteligentný výber záznamov podľa názvu firmy a mena. Ak zaškrtnete túto voľbu, bude POHODA prehľadávať zároveň stĺpce Firma a Meno vždy, keď zvolíte prehľadávanie jedného z nich.

• Kliknite na stĺpec s čiastkami, podľa ktorého chcete vyhľadávať. Názov stĺpca sa zobrazí tučným písmom.
• Začnite písať hľadanú čiastku. Kurzor sa presunie na prvý zodpovedajúci záznam.

Čiastku môžete uviesť buď presne, alebo neznáme číslice nahradíte sprava otáznikmi. (Napr. pri zadaní čísla „1??“ vyhľadá POHODA všetky trojmiestne čiastky začínajúce číslom jeden.)

Potom stlačte kláves ENTER. Záznamy, ktoré vo zvolenom stĺpci obsahujú zadanú čiastku, sa v tabuľke vyberú.

Po stlačení záhlavia textového stĺpca tabuľky zobrazí POHODA dynamické záložky písmen pre rýchly výber záznamov.

• Najprv zvoľte stĺpec, podľa ktorého chcete vyhľadávať. Voľbu vykonajte stlačením klávesovej skratky CTRL+MEDZERNÍK alebo kliknutím na záhlavie stĺpca.
• Kliknite na záložku s požadovaným písmenom.
• Záznamy, ktoré začínajú vo zvolenom stĺpci na zadané písmeno, sa zobrazia v tabuľke.

Po stlačení záhlavia zoznamového stĺpca tabuľky zobrazí POHODA dynamické záložky položiek zoznamu pre rýchly výber záznamov.

• Najprv zvoľte stĺpec, podľa ktorého chcete vyhľadávať. Voľbu vykonajte stlačením klávesovej skratky CTRL+MEDZERNÍK alebo kliknutím na záhlavie stĺpca.
• Kliknite na záložku so zodpovedajúcou položkou zoznamu. Vybrané záznamy sa zobrazia v tabuľke.

Po stlačení záhlavia stĺpca s dátumom v tabuľke zobrazí POHODA dynamické záložky časových období (dni, týždne, mesiace, kvartály, polrok, rok) pre rýchly výber záznamov.

• Najprv označte stĺpec s dátumom, podľa ktorého chcete vyhľadávať. Voľbu vykonajte klávesovou skratkou CTRL+MEDZERNÍK alebo kliknutím na záhlavie stĺpca.
• Kliknite na príslušnú záložku. Záznamy za zvolené časové obdobie sa zobrazia v tabuľke.

Časové obdobia na záložkách sa relatívne vzťahujú k aktuálnemu dátumu:

• Dnes – vždy dnešný dátum
• Včera – vždy včerajší dátum
• Zajtra – vždy zajtrajší dátum
• Týždeň (minulý týždeň, tento týždeň, budúci týždeň) – kalendárny týždeň v aktuálnom kalendárnom roku
• Mesiac (január, …) – kalendárny mesiac v aktuálnom účtovnom roku
• Kvartál (1q, …) – kalendárny štvrťrok v aktuálnom účtovnom roku
• Polrok (1., 2.) – kalendárny polrok v aktuálnom účtovnom roku
• Rok – aktuálny účtovný rok

Po stlačení záhlavia stĺpca so zaškrtávacími poliami zobrazí POHODA dynamické záložky logických hodnôt pre rýchly výber záznamov.

• Najprv označte jednotlivé záznamy stlačením klávesovej skratky ALT+X alebo dvojklikom myši. Môžete tiež použiť funkcie z ponuky Záznam/Označenie.
• Zvoľte prvý stĺpec tabuľky agendy stlačením klávesovej skratky CTRL+MEDZERNÍK alebo kliknutím na záhlavie stĺpca.
• Ak chcete vybrať všetky označené (zakrížikované) záznamy, kliknite na záložku Označené. Na záložke Moje označené sú vybrané iba záznamy označené prihláseným užívateľom.

Označenie záznamov v stĺpci X je spoločné pre všetkých užívateľov programu. Na toto pamätajte zvlášť v prípade, keď v jednej agende sieťovej verzie programu POHODA pracuje súčasne viac užívateľov.

Pri výbere označených záznamov mimo stĺpec X (napr. v stĺpcoch kľúčov P1-P6 v adresári alebo v stĺpci Použité v účtovej osnove) sa pre výber záznamov používajú záložky:

• Áno – výber označených záznamov
• Nie – výber neoznačených záznamov

Po stlačení záhlavia stĺpca K likvidácii zobrazí POHODA dynamické záložky pre rýchly výber záznamov.

• Najprv zvoľte v tabuľke faktúr stĺpec K likvidácii, a to kliknutím na záhlavie stĺpca.
• Kliknutím na niektorú zo záložiek môžete vybrať úplne či čiastočne uhradené faktúry, neuhradené faktúry, ďalej faktúry po splatnosti alebo tolerovanej splatnosti či stornované doklady.

Povel Zložená otázka… z ponuky Výber umožňuje vyhľadať záznamy agendy podľa ľubovoľných kritérií. Tento nástroj používajte všade tam, kde vám možnosti dynamických záložiek a výber podľa stĺpcov tabuľky agendy už nepostačujú.

Polia pre zápis definície otázky (viď obrázok):

• Pole databázy agendy, podľa ktorého chcete vyhľadávať.
• Operátor vyhľadávania.
• Hodnota, ktorú majú mať vyhľadané záznamy vo zvolenom poli.
• Ľ. zátvorky a P. zátvorky umožňujú vytvárať skupiny otázok.

Operátor riadku sa uplatní iba pri viacriadkových otázkach. Môžete ho použiť pre každý riadok samostatne.

• A (AND) – Každý vyhľadaný záznam bude zodpovedať všetkým podmienkam (otázkam na všetkých riadkoch definície) v rámci jednej skupiny.
• ALEBO (OR) – Každý vyhľadaný záznam bude zodpovedať aspoň jednej podmienke.

Pri opätovnom vyvolaní povelu je zachovaná otázka, ktorú ste v rovnakej agende použili naposledy. Rýchlo tak môžete doplniť či upresniť posledný výber. Ak chcete zapísať inú otázku, stlačte najprv ikonu Vymazať definíciu otázky .

Vytvorenú otázku môžete v poli Názov otázky pomenovať a cez ikonu diskety uložiť. Ak má byť otázka dostupná v zozname pri poli Názov otázky pre všetkých užívateľov, zaškrtnite voľbu Pre všetkých. V opačnom prípade sa zobrazí iba užívateľovi, ktorý ju vytvoril. Zmazať uloženú otázku môžete pomocou ikony Zmazať otázku .

Ak chcete vybrať iba jeden záznam (napr. pre tlač v niektorých zostavách), použite povel Vybrať 1 záznam.

• Stlačte pravé tlačidlo myši nad požadovaným záznamom.
• Zvoľte povel Vybrať 1 záznam z ponuky Výber.

Ak chcete vybrať všetky záznamy, ktoré sa obsahovo zhodujú s práve zvoleným polom, použite povel Vybrať podľa obsahu.

• Presuňte kurzor do požadovaného poľa tabuľky.
• Zvoľte povel Vybrať podľa obsahu z ponuky Výber.
• Záznamy, ktoré majú zhodný obsah zvoleného poľa, sa zobrazia v tabuľke.

Ak ste si v tabuľke vybrali akékoľvek záznamy, môžete vybrať i všetky ostatné, tzn. doplnok vybraných, a to povelom Vybrať doplnok z ponuky Výber.

Naposledy použitú otázku, ktorej názov je uvedený na záložke otázky, môžete ľahko pridať do zoznamu uložených otázok pre budúce opakované používanie.

Povel Pridať do zoznamu… otvorí okno, v ktorom si môžete otázku pomenovať podľa seba. Stlačením tlačidla OK sa otázka uloží. Neskôr môžete otázku použiť cez ponuku Výber/Uložené otázky.

Určite sa vám oplatí, keď si často používané otázky pomenujete a uložíte pre neskoršie použitie. Niektoré otázky sú už od nás pripravené a tým hovoríme preddefinované otázky. Napr. v agende Vydané faktúry nájdete preddefinovanú otázku Likvidácia bez väzby. Povel Upraviť zoznam… z ponuky Výber/Uložené otázky otvorí zoznam uložených otázok, umožní ich editáciu (pridávanie, úpravy, mazanie) a tiež ich priame používanie.

Pridať otázku – otvorí okno pre pridanie naposledy použitej otázky

Zmazať otázku – odstráni označenú otázku zo zoznamu

Vlastnosti otázky – zobrazí okno pre modifikáciu uloženej otázky

Dialógové okno Vlastnosti otázky obsahuje názov otázky a pod ním jeho modifikovanú SQL definíciu.

POZOR: Ak sa považujete za „bežného užívateľa“, neodporúčame vám zasahovať do definície otázky.

Názov otázky si však môžete upraviť podľa seba. Na rozdiel od bežných otázok, ktoré môže používať iba autor, sa zaškrtnutím voľby Pre všetky uložená otázka zverejní všetkým užívateľom programu POHODA, ktorí sú uvedení v agende Prístupové práva.

Užívateľsky pevne definované uložené otázky vyvoláte najrýchlejšie takto:

• Stlačte pravé tlačidlo myši nad záložkou otázok.
• Zvoľte uloženú otázku z druhej časti zoznamu Uložené otázky.

POHODA uchováva 16 posledných otázok každého užívateľa. Užívateľ má prístupné iba svoje otázky.

• Stlačte pravé tlačidlo myši nad záložkou otázok.
• Zvoľte otázku z prvej časti zoznamu Posledné otázky.

Po otvorení agendy sa v tabuľke zobrazia všetky záznamy. Ak chcete po otvorení agendy automaticky zobraziť iba vybrané záznamy, nastavte východiskovú otázku. Ako východiskovú môžete označiť iba uloženú otázku.

• Stlačte pravé tlačidlo myši nad záložkou otázok.
• Potom stlačte kláves SHIFT a ľavým tlačidlom myši zvoľte zodpovedajúcu otázku zo zoznamu Uložené otázky.
• Názov otázky zvolenej ako východisková sa označí bodkou (viď obrázok).

Rovnakým spôsobom môžete nastavenie východiskovej otázky agendy zrušiť.

Zoznam naposledy vykonaných otázok užívateľa odstránite povelom Vymazať zoznam z ponuky Záznam/Výber/Posledné otázky. Rovnaký povel nájdete i v miestnej ponuke, ktorú vyvoláte stlačením pravého tlačidla myši v tabuľke.