otázka
Program mi hlási, že bola prekročená veľkosť databázy, ako ďalej postupovať?
odpověď
Základný rad programu POHODA (MDB) používa databázy MS Access.
Použitá technológia má určité výkonnostné obmedzenia, ktoré sa prejavia predovšetkým pri súčasnej práci viacerých užívateľov na nedostatečnom hardware, či pri manipulácii s veľkým množstvom údajov.
Zdieľanie takejto databázy v sieťovej verzii spočíva v prenesení súborov na PC klienta, ich úpravou a vrátenie súborov späť do hlavného úložiska.
V 100Mbps sieti sa môže pri databázach väčších než 70MB vyskytnúť oneskorenie napr. pri uložení dokladu.
Preťaženie alebo výpadok siete môže mať za následok poškodenie alebo stratu týchto údajov.
Pokiaľ užívatelia na sieťových klientoch nepociťujú časové oneskorenie, napr. pri ukládaní záznamov, alebo im oneskorenie nevadí, je možné ďalej pracovať so základným radom programu.
Ak sa oneskorenie prejavuje a chod programu nie je plynulý, bude vhodné zistiť, či je možné:
Zvýšiť priepustnosť siete
Ako sieťové riešenie odporúčame použiť rýchlosť s priepustnosťou 1Gbps.
-
V sieti by nemali prebiehať ďalšie operácie s veľkým objemom údajov, aby sa neznižovala jej priepustnosť.
-
Sieť by mala obsahovať čo najmenší počet sieťových uzlov s dostatočnou kapacitou.
Zmenšiť databázu pomocou funkcie pre údržbu
K postupnému zväčšovaniu databázy dochádza vplyvom postupného pridávania nových záznamov.
Databáza MS Access pridává nové údaje na koniec súboru, a to vrátane hlavičky tabuľky a následne vytvorí index (väzbu).
V prípade, že dochádza k mazaniu údajov, vykoná sa iba vynulovanie bitov v súbore, ale blok údajov v súbore stále zostáva.
Takto vytvárená databáza môže po nejakej dobe dosiahnuť kľudne niekoľkonásobnú veľkosť.
Aby bolo únosné s databázou pracovať, obsahuje Access tiež funkciu komprimácie a opravu databázy.
Táto funkcia defragmentuje tabuľky, takže je vyhľadávanie rýchlejšie a odstráni prázdné bloky, takže je súbor menší.
Obe vlastnosti prispievajú k rychlejšej práci s databázou.
Odobrať z databázy nepotrebné údaje
Program POHODA do databázy ukládá i údaje, ktoré nie sú dôležité pre účtovníctvo, ale hodia sa napr. pre overovanie vykonanej operácie. Najčastejšie dotknuté agendy sú:
XML komunikácia
V agende Súbor/Dátová Komunikácia/XML Log sa nachádza informácia o spracovaných XML požiadavkách.
Pravidelne komunikujúce externé riešenia (napr. eShop, fakturačný software alebo výstup pre CRM) môže vytvárať väčšie množstvo záznamov, ktoré potom zväčšujú databázu.
-
Zmazaním agendy XML Log neprídete o žiadnu účtovné ani skladové údaje, odoberú sa iba výsledky importu.
Predpredajné a predajné doklady z minulých období
Pokiaľ boli v minulých obdobiach vytvorené doklady, ktoré neboli riadne ukončené, plne zlikvidované alebo uzavreté, sú cez údajové uzávierku prenesené do ďalšieho obdobia.
Ak nemajú tieto doklady z účtovného alebo obchodného hľadiska význam pre aktuálne obdobie, môžete ich zmazať.
Počiatočné stavy Salda
V agende Účtovníctvo/Počiatočné stavy/Počiatočné stavy salda sa môžu nachádzať záznamy týkajúce sa minulých období.
Ak tieto tyto záznamy nijako nevyužijete, môžete ich zmazať.
Adresár
Z agendy Adresár/Adresár je možnée zmazať nepoužívané záznamy.
-
Ohľadom vyfiltrovania adries, ktoré neboli nejakú dobu použité je možné použiť funkciu pre GDPR:
-
Zapnite funkciu GDPR v agende Nastavenie/Globálne nastavenie v sekcii Adresár.
-
Otvorte Adresár/Adresár a použite voľbu Záznam/GDPR/Aktualizovať dátumy použitia adresy.
POHODA doplní dátum z posledného dokladu, kde je firma uvedená (musí mať väzbu na adresár).
Voliteľne je možné vyhľadať údaje i v jednotkách predchádzajúcich rokov.
-
Z údajov v nových stĺpcoch GDPR predpred., GDPR pred. a GDPR popred. (+ história) je možné vytvoriť zloženú otázku, ktorá vyfiltruje požadované údaje.
Udalosti
Do agendy Adresár/Udalosti sa ukládajú rôzné informácie týkajúce sa napr. odoslaniu emailu alebo dátové správy s väzbou na adresu a doklad.
Odoslané emaily
Pokiaľ odosielate emaily priamo z programu (SMTP, Gmail, Microsoft), potom sa všetky emaily ukladajú v agende Súbor/Dátová komunikácia/Odoslané emaily.
-
Pred všetkými hromadnými operáciami odporúčame vykonať zálohu účtovnej jednotky.
-
Pred použitím funkcie Zmazať všetko je možné aplikovať Filter agendy, zmazané budú iba vyfiltrované záznamy.
-
Zmazanie vykonáte povelom Záznam/Editácia/Zmazať všetko.
Preventívne opatrenia
Vystavovanie dokladov bez ďalšej akcie
Ak program POHODA používate iba na vystavovanie dokladov a neriešite likvidáciu a ukončovanie dokladov, odporúčame pred vykonaním údajovej uzávierky vykonať hromadnä likvidáciu z predchádzajúcich období, ktoré už nechcete v novom roku evidovať.
-
V agende (Vydané faktúry, Prijaté faktúry, …) najprv vyfiltrujte doklady, ktoré spadajú do predchádzajúceho obdobia a zlikvidujte ich, štandardne pomocou pokladne, banky, interných dokladov alebo pomocou voľby Záznam/Operácia/Hromadná likvidácia bez väzby.
-
V sprievodcovi vyberte Vykonať likvidácie bez väzby a na ďalšej strane zadajte dátum z predchádzajúceho obdobia, napr. : 31.12.2022. Doklady, ktoré nebudú zlikvidované, sa prenesú do účtovníctva ďalšieho roku a budú databázu zväčšovať.
Histária opráv dokladov
V agende Nastavenie/Globálne nastavenie v sekcii História je možné vypnúť sledovanie histórie pre jednotlivé agendy.
-
Vypnutím sledovania histórie nebude možné dohľadať zmeny jednotlivých dokladov, na dokladoch zostane iba informácia kto a kedy záznam naposledy uložil.
Analýza veľkosti databázy
Na vyžiadanie je možné vykonať analýzu veľkosti databázy, kedy zistíme ktoré tabuľky zaberajú najviac miesta a tiež, či by sa dalo nejaké miesto ušetriť.
-
V takom prípade, prosím, kontaktujte technickú podporu na tel. čísle 02 59 429 959, voľba 1.
Prechod na rad POHODA SQL/E1
Ak žiadny z vyššie zmienených postupov nepomôže, bude najlepším riešením prechod na vyšší rad programu POHODA.