STORMWARE Podpora FAQ Odporúčania pre zálohovanie

Odporúčania pre zálohovanie

Na začiatku je potrebné uvedomiť si nevyhnutnosť pravidelného zálohovania. Určite nikto nechce celé svoje účtovníctvo v prípade poruchy zapisovať nanovo. Pri výpadku el. prúdu (kedy môže dôjsť k poškodeniu databázy) alebo poruche počítača vám môže zachrániť vaše dáta jedine záloha.

Všetky databázy, zálohy a ďalšie užívateľom pridané súbory, napr. obrázky alebo dokumenty, ako aj aplikačné súbory samotného programu POHODA, sú uložené v počítači, resp. na serveri používateľa programu POHODA.

Zálohovať odporúčame následujúce dáta:

Účtovné jednotky programu (ich databázy)
Systémovú databázu, ktorá obsahuje napr. nastavenie hardvéru a rozdelenie prístupových práv
Globálnu databázu, v ktorej sú uložené niektoré dáta spoločné naprieč účtovnými jednotkami
Tlačové zostavy, ktoré sú vytvorené alebo upravené užívateľom

Vhodný spôsob zálohovánia vám pomôže vybrať následujúci súhrn pravidiel a odporúčaní na túto tému.

Zálohy robte pravidelne (denne, mesačne, pred ukončením roka). Frekvenciu zálohovacieho cyklu je potrebné stanoviť predovšetkým podľa množstva dát, ktoré do účtovníctva zadávate. Pri každodennom zadávaní údajov v stredne veľkej firme bude frekvencia záloh určite častejšia ako u užívateľa, ktorý raz týždenne zadáva svoje doklady. Ďalej je dobré spraviť zálohu pred väčšou operáciou v rámci účtovnej jednotky (údajová uzávierka, hromadná operácia…). Všeobecne sa dá povedať, že záloha do priečinka záloh by mala byť veľmi častá a následná záloha na iné zariadenie môže mať nižšiu frekvenciu.

Ak máte sieťovú verziu POHODA NET, zálohujte len vtedy, keď program nie je spustený na žiadnej klientskej stanici. To vám môže uľahčiť aj možnosť využitia naplánovania automatického zálohovania.

Používajte bezpečné média. Vhodnejšie je zálohovať na záložný pevný disk, externý disk a podobne. Externé disky je vhodné v čase, keď na ne nie je aktivne zálohované, od počítača odpojiť a uložiť na bezpečné miesto. Vhodné uložisko záloh môže byť aj dôveryhodné uložisko na internete (tzv. cloud).

Chráňte svoje dáta. Uložte dôležité zálohy na bezpečné miesto. Bezpečnosť vašich dát zvýší aj vytváranie viacerých kópii dôležitých záloh, ktoré budú fyzicky uložené na viacerých miestach pre prípad poškodenia, krádeže alebo živelnej pohromy. Program POHODA umožňuje zálohovať a používať zálohy, ale zaistenie bezpečnosti tohoto procesu je plne na užívateľovi.

Občas vyskúšajte poslednú zálohu. Vylúčite tak bezcenné zálohovanie v prípade poruchy média.

Možnosti vytvárania záloh databáz

Program POHODA ponúka viac možností ako ručne vytvoriť zálohu vašich údajov. Je tak len na užívateľovi, ktoré z možností využije.

Povel Zálohovať

V rámci menu Súbor/Zálohovanie je možné použitím povelu Zálohovať spustiť sprievodcu Zálohovánia databáz programu POHODA. Táto ponuka je aj pri použití povelu Zálohovať, ktorý je ponúkaný pri každom ukončení programu. V rámci sprievodcu je možné určiť následujúce vlastnosti obsahu zálohy.

• Záloha databázy aktuálnej účtovnej jednotky - skomprimuje databázu aktuálne otvoreného účtovníctva a skopíruje ju do zálohovacieho priečinka.
• Zálohovať databázy s príznakom Ponúkať k zálohovaniu - skomprimujú sa len tie databázy firiem, pri ktorých je v agende Účtovné jednotky zvolený príznak Ponúkať k zálohovaniu.
  Tento príznak umožňuje vybrať len tie databázy, pri ktorých má prebehnúť správa databázy a následne ich záloha. Príznak Ponúkať k zálohovaniu je dostupný z agendy Účtovné jednotky cez ponuku Záznam. Jeho zvolením sa účtovná jednotka označí príznakom a bude podliehať zálohovaniu a správe databázy. Prostredníctvom povelu Záznam/Editácia/Upraviť všetko je možné priradiť príznak viacerým účtovným jednotkám naraz. Pre zobrazenie účtovných jednotiek, ktoré sú označené príznakom, pridajte v agende Účtovné jednotky stĺpec Ponúkať k zálohovaniu. S touto voľbou je možné vytvoriť aj zálohu len zmenených súborov, systémovej databázy a globálnej databázy.
• Možnosť Zálohovať všetko skomprimuje všetky databázy firiem, ktoré sú vedené v programe POHODA.
• Zálohovať len zmenené súbory umožní zálohovať len tie súbory, ktoré boli od poslednej zálohy zmenené. Ak máte v programe veľa účtovníctiev a len v niektorých z nich v poslednej dobe pracujete, oplatí sa používať túto voľbu. V sieťovej verzii je možné túto funkciu použiť len na serveri a za predpokladu, že program POHODA nie je spustený na žiadnej klientskej stanici.
• Vrátane systémovej databázy - zapnutím tejto voľby je možné vytvoriť zálohu systémovej databázy programu POHODA.
• Vrátane globálnej databázy - zapnutím tejto voľby môžete vytvoriť zálohu databázy globálnych dát programu POHODA.

Druhá strana sprievodcu slúži na nastavenie umiestnenia obsahu zálohy.

• Záloha do priečinka Zálohy - vytvorené skomprimované databázy budú uložené do priečinka Data/Zálohy (MDB) alebo do nastaveného priečinka SQL servera (SQL, E1), v prípade zálohy systémovej databázy do priečinka Data/Zálohy/ZálohySYS v inštalačnom priečinku programu POHODA na pevnom disku. Túto zálohu vytvárajte po každom zadaní nových dát do programu; pre prípad poruchy disku však raz za čas pre istotu zálohujte aj na iné médium.
• Záloha do iného priečinka alebo na iný disk (len pre rad MDB) - umožní zadať zložku, kam sa bude databázový súbor zálohovať. Je možné tak zálohu na externé zariadenie uložiť priamo. Názov záložného súboru je RRMMDD_HHMM_ičo_rok_Popis.zip. Napr. 140903_0834-12345678_2016-Záloha.zip je záloha dát účtovného roka 2016 firmy s IČO 12345678 zo dňa 3.9.2014 8:34 hodín.

V rámci Sprievodcu správou databáz

Sprievodcu je možné vyvolať povelom Správa databáz v agende Účtovnej jednotky z menu Databáza.

• Na prvej strane sprievodcu je možné určiť, či sa bude zálohovať Len aktuálna účtovná jednotka alebo Všetky vybrané účtovné jednotky a či sa záloha vytvorí vrátane systémovej databázy (MDB).
• Po stlačení Ďalej sa zobrazí prehľad jednotiek učených na zálohovanie. Záloha sa vytvorí do priečinka záloh programu POHODA po opätovnom stlačení tlačidla Ďalej.

Zálohovanie pomocou naplánovaných úloh

Pravidelné zálohovanie môže administrátor spraviť aj pomocou naplánovaných úloh systému Windows. Tu je možné nastaviť spustenie programu Pohoda s parametrami určujúcími vytváranie zálohy.

Pre spustenie automatických úloh musí byť v úlohe nastavený užívateľ s plným prístupom do pracovných priečinkov programu POHODA, najlepšie administrátor.

Pre zálohu zvolenej databázy bude príkazový riadok vyzerať napr. takto: C:\Pohoda\Pohoda.exe 12345678_2016 /Z
Pre zálohu všetkých databáz bude príkazový riadok vyzerať takto: C:\Pohoda\Pohoda.exe /Z
Ak má dôjsť k zálohe len jednotiek s príznakom Ponúkať k zálohovaniu, je potrebné využíť ďalší parameter /N.

Pre užívateľov programu POHODA radu SQL alebo E1

• Na prvej strane sprievodcu Automatickej úlohy zvoľte z výklopného zoznamu činností Zálohovanie SQL Servera.
• Druhá strana sprievodcu slúžia na výber databáz, ktorých zálohu chcete vytvárať. V prípade, že chcete vybrať všetky ponúkané databázy, zapnite voľbu Označiť všetko. Voľbu Zálohovať účtovné jednotky s príznakom Ponúkať k zálohovaniu zvoľte v prípade, ak chcete vytvárať zálohy len tých účtovných jednotiek, ktoré majú v agende Účtovné jednotky nastavený príznak Ponúkať k zálohovaniu. Voľby Zálohovať systémovú databázu a Zálohovať globálnu databázu odporúčame nechať zapnuté.
• Na ďalšej strane sprievodcu je možné vybrať typ zálohovania databáz SQL servera. Úplná záloha - spraví úplnú zálohu databázy. Záloha transakčného logu - vytvorí zálohu zmien v databáze od poslednej úplnej zálohy alebo od poslednej zálohy transakčného logu. Neaktívna časť transakčného logu obsahuje len potvrdené transakcie. Ak je zálohovaná databáza poškodená, odporúčame voľbu Orezať neaktivnu časť nevyberať. V prípade, že nebudete pri Zálohe transakčného logu používať voľbu Orezať neaktívnu časť, môže dochádzať k neúmernému nárastu veľikosti záloh jednotlivých databáz.

Pri uložení takto naplánovanej úlohy budete programom vyzvaní na možnosť naplánovať jej spustenie. Pri odsúhlasení sa tak spustí ďalší jednoduchý sprievodca, v ktorom je možné nastaviť frekvenciu súšťania zálohy.

Zálohovanie tlačových zostáv

Súbory tlačových zostav je potrebné zálohovať ručne, ideálne ich kópiu v inom umiestnení. Tlačové zostavy - užívateľské aj náhrady originálu sú uložené v údajovom priečinku v priečinku TiskSK programu POHODA. Ten je možné jednoducho otvoriť povelom z agendy Účtovné jednotky/menu Databáza/Otvoriť údajový priečinok. Z priečinka TiskSK sú pre zálohovanie dôležité podpriečinky Edit (obsahuje užívateľské náhrady originálnych zostáv) a Copy (priečinok užívateľských zostáv).