Zálohové faktúry tvoria neodmysliteľnú súčasť podnikateľskej praxe. Prečo sú medzi podnikateľmi také obľúbené? Aké náležitosti by mali obsahovať? Čo robiť v prípade ich ne/uhradení zákazníkom? A ako ich čo najjednoduchšie vystaviť? To najdôležitejšie o zálohovej faktúre si zhrnieme v tomto článku.
Zálohová faktúra nie je účtovným ani daňovým dokladom
Zálohová faktúra (alebo tiež zálohovka, zálohový list či výzva k platbe) nie je definovaná v žiadnom zákone – ani v zákone o účtovníctve, ani v zákone o DPH. Nie je teda účtovným ani daňovým dokladom.
Vystavením zálohovej faktúry nevznikajú daňové dopady
Samotné vystavenie zálohovej faktúry nemá daňový vplyv, čo je výhodné najmä pre platiteľa DPH. Kým totiž nie je zálohová faktúra uhradená, nemusí z nej odviezť DPH. A aby ju za daňový doklad nepovažoval ani zákazník, je vhodné na zálohovú faktúru priamo uviesť „Zálohová faktúra nie je daňový doklad“ a súčasne upozorniť, že prípadné vyčíslenie DPH má iba informatívny charakter.
Zálohová faktúra nemá zákonom predpísané náležitosti
Ako už bolo uvedené, o zálohovej faktúre a jej náležitostiach sa nezmieňuje žiadny zákon. Čo by teda mala obsahovať? Jednotlivé položky, ktoré by sa na zálohovej faktúre mali objaviť, môžeme jednoducho odvodiť z jej účelu – získať od zákazníka platbu za úkon ešte pred jeho vykonaním. Najdôležitejšími údajmi teda sú:
- čiastka na úhradu
- číslo účtu dodávateľa
- variabilný symbol
- dátum vystavenia (skorší ako dátum dodania tovaru či poskytnutie služby)
- dátum splatnosti
- popis tovaru, resp. služby
- číslo zálohovej faktúry (pre lepšiu prehľadnosť v inom číselnom rade ako bežné faktúry)
Ako v praxi zabezpečiť, aby zálohová faktúra obsahovala všetky podstatné informácie? Aj s tým vám pomôže mobilné aplikácie mPOHODA. Pozrite sa na vzor zálohovej faktúry v PDF.
Zálohová faktúra by mala obsahovať údaje umožňujúce jej preplatenie zákazníkom
Vystavenie zálohovej faktúry sa v účtovníctve neeviduje
Premýšľate, ako zaúčtovať zálohovú faktúru, ktorú ste práve vystavili? Potom vedzte, že zaúčtovanie zálohovej faktúry sa nevykonáva a je iba na vás, či si pre lepší prehľad budete viesť o vystavených zálohových faktúrach zvláštnu evidenciu.
V aplikácii mPOHODA máte všetky zálohové faktúry pekne pohromade v jednej agende. Každá faktúra je navyše označená farebným príznakom, vďaka ktorému rýchlo odvodíte stav jej úhrady a či už došlo k uplatneniu zálohy v konečnej faktúre
Zálohová faktúra pomáha predchádzať neuhradeným faktúram
Zálohová faktúra je skvelým nástrojom, ako sa po vykonaní úkonu vyhnúť dlhému čakaniu na platbu od odberateľa a ako predchádzať problémom s neuhradenými faktúrami. Dodanie tovaru či poskytnutie služby stačí podmieniť uhradením zálohy, vďaka čomu získate peniaze vopred.
Neuhradenú zálohovú faktúru je možné vymazať
Pretože sa o zálohových faktárach v účtovníctve neúčtuje a nejedná sa o účtovný, resp. daňový doklad, môžete ich v prípade ich neuhradenia zákazníkom vyradiť z evidencia ich vymazaním. Nie je potrebné vystavovať dobropis. Pokiaľ ale na úhrade zálohy trváte, môžete k zálohovej faktúre vystaviť a zaslať upomienku.
Pokiaľ ste už tovar/službu dodali bez toho, aby zákazník uhradil zálohu, vystavte k danému plneniu bežný účtovný, resp. daňový doklad. Pokiaľ zákazník otáľa s úhradou aj tohto dokladu, môžete k nemu opäť vystaviť a zaslať upomienku.
Neplatcovi DPH – fyzickej osobe vzniká zdaniteľný príjem prijatou platbou zálohy
Dostali ste ako fyzická osoba a neplatca DPH od zákazníka platbu zálohy? V takom prípade vám vznikol zdaniteľný príjem, ktorý musíte zdaniť vo svojom daňovom priznaní za zdaňovacie obdobie, v ktorom ste túto platbu obdržali. Po dodaní tovaru alebo poskytnutí služby potom zákazníkovi nezabudnite vystaviť vyúčtovaciu (konečnú, následnú) faktúru s odpočtom uhradenej zálohy, ktorá musí obsahovať náležitosti stanovené zákonom o účtovníctve.
Neplatcovi DPH – právnickej osobe vzniká zdaniteľný príjem až dodaním tovaru či služby
Ak vediete ako právnická osoba a neplatca DPH účtovníctvo, zaevidujte vo svojom účtovnom softvéri prijatú platbu zálohy na účet 324 – Prijaté zálohy. Zdaniteľný príjem vám však vznikne až v okamihu dodania tovaru či poskytnutia služby, kedy máte povinnosť zúčtovať prijatú zálohu a vystaviť vášmu zákazníkovi konečnú faktúru s odpočtom uhradenej zálohy. Táto faktúra ako účtovný doklad musí obsahovať náležitosti stanovené zákonom o účtovníctve.
U platiteľa DPH má konečná faktúra s odpočtom záloh formu daňového dokladu
Ste platcom DPH a obdržali ste od zákazníka platbu zálohy?
- Ak k dodaniu tovaru či služby dôjde v inom mesiaci, musíte podľa zákona o DPH vystaviť k prijatej platbe zálohy do 15 dní daňový doklad ?Možnosť vystavenia daňového dokladu k prijatej zálohe sa chystáme do aplikácie mPOHODA zapracovať v nadchádzajúcom roku. a súčasne priznať a odviesť daň za dané zdaňovacie obdobie. Po uskutočnení plnenia vystavíte konečnú faktúru s odpočtom uhradenej zálohy.
- Ak k dodaniu tovaru či služby dôjde v rovnakom mesiaci, môžete zákazníkovi po uskutočnení plnenia vystaviť rovnú konečnú faktúru (daňový doklad) s odpočtom zálohy.
Daňový doklad musí obsahovať náležitosti podľa zákona o DPH.
Zálohovú faktúru zvládnete vystaviť online na webe aj offline na svojom mobile
So šikovnou aplikáciou pre fakturáciu a predaj nie je vystavenie zálohovej faktúry žiadna veda. V mPohode všetko zvládnete na pár kliknutí – údaje o odberateľovi preneste z adresára, fakturované položky zase z cenníka. Zostávajúce údaje už mPOHODA vyplní sama na základe vášho užívateľského nastavenia. Hotovú zálohovú faktúru stačí uložiť a vytlačiť, resp. odoslať e-mailom zákazníkovi. Po dodaní tovaru či poskytnutí služieb vystavíte zákazníkovi zúčtovaciu faktúru na webe či mobile), kedy všetky údaje pohodlne prenesiete jedným kliknutím zo zálohovej faktúry. mPOHODA prepojí zúčtovaciu faktúru so zálohovou a vykoná odpočet zálohy.
?
Aplikácia mPOHODA teraz umožňuje vykonať iba plný odpočet zálohy.
Na vytvorenie zálohovej faktúry využijete v aplikácii mPOHODA prehľadný formulár – na jednom mieste tak vyplníte všetky potrebné údaje