Nezdržujte sa pri vystavovaní rovnakých faktúr vypisovaním tých istých položiek stále dookola. mPOHODA ponúka pre tieto prípady agendu Šablóny, pričom funkcie, ktoré vám najviac pomôžu zautomatizovať fakturačnú rutinu, nájdete v nástrojovej lište, postrannom paneli a záložkách. Viete, ktoré to sú?
Vytváranie šablón pre faktúry významne uľahčuje prácu a šetrí čas, obzvlášť pri vystavovaní elektronických faktúr priamo u zákazníkov. Určite vás preto neprekvapí, že vystavovanie faktúr zo šablón umožňuje i fakturačná aplikácia mPOHODA. V uplynulom období sme naviac základnú funkčnosť agendy Šablóny rozšírili o niektoré pokročilejšie operácie, vďaka ktorým za vás mnoho činností postráži a vykoná sama mPOHODA. Poďme si 3 najdôležitejšie funkcie šablón pripomenúť:
Agenda Šablóny je dostupná priamo z hlavného menu Doklady a využijete ju pre kompletnú správu vašich šablón. ?Šablóny faktúr je možné vytvárať a upravovať iba vo webovom rozhraní aplikácie. Synchronizáciou ich potom pohodlne prenesiete na svoje mobilné zariadenie, vďaka čomu vytvoríte faktúru zo šablóny i kdekoľvek v teréne. Šablóny sa nesynchronizujú s programom POHODA v žiadnom smere. Kliknutím na ikonu s plus zobrazíte formulár pre vytvorenie novej šablóny, ktorý si pre väčšiu intuitívnosť zachováva obdobné rozloženie polí ako formuláre pre zakladanie iných dokladov. Medzi polia, ktorá vám tu mPOHODA ponúka k predvyplneniu, patrí napr. výber odberateľa, fakturovanej položky, formy úhrady, čísla bankového účtu alebo dĺžky splatnosti.
Ručný prenos údajov zo šablóny do faktúry
Predávate opakovane rovnaký tovar či služby a/alebo obchodujete stále s rovnakými odberateľmi? Fakturujete pritom v nepravidelných intervaloch? Potom sa vám určite bude hodiť povel 
Vytvoriť vydanú faktúru, ktorý nájdete ako v nástrojovej lište na detaile šablóny, tak v zozname všetkých evidovaných šablón. Vďaka tomu prenesiete jedným kliknutím všetky údaje zo šablony do vydanej faktúry. Novú faktúru už len prekontrolujete (Ak obsahuje všetky náležitosti) a rovno ju môžete odoslať odberateľovi e-mailom alebo vytlačiť.
Vystavené faktúry nezabudnite synchronizovať s mobilným, resp. webovým rozhraním aplikácie, aby ste na všetkých zariadeniach pracovali vždy s aktuálnymi údajmi. ?Ak ste na mobilnom zariadení pripojení k internetu, dochádza k synchronizácii automaticky. Údaje z webového prostredia potom synchronizujte i s programom POHODA.
Automatické vytváranie faktúr zo šablón
Ak fakturujete tie isté položky rovnakým zákazníkom v pravidelne sa opakujúcich intervaloch, potom si celý obchodný prípad môžete nielen dopredu predpripraviť, ale i naplánovať spustenie automatickej úlohy. mPOHODA už dlhšiu dobu vie tieto faktúry sama vystaviť a odoslať zákazníkom, napr. raz za deň, mesiac alebo rok.
Na detaile šablóny k tomu využijete záložku Plánovanie fakturácie, kde si nastavíte všetky parametre automatickej fakturácie, ako je termín zahájenia, príp. ukončenia, frekvencia opakovania či elektronické odosielanie faktúr na e-maily odberateľov. Súčasne tu zistíte dátum a stav ďalšieho spracovania alebo kedy mPOHODA vygeneruje ďalšiu faktúru a ak už bola plánovaná úloha zahájena, príp. dokončená. Zoznam faktúr vytvorených zo šablón opäť nájdete na záložke Doklady.
Vedeli ste, že vďaka mPohode si s automatickou fakturáciou hravo poradí i POHODA? Kuknite na náš videonávod, ako si všetko rýchlo nastaviť a ušetriť si tak v Pohode kopu práce s vystavovaním pravidelne sa opakujúcich faktúr.
Zaradenie faktúr do konkrétneho obdobia vďaka premenným
Často ste nám písali s požiadavkou o možnosť uvádzať na faktúrach generovaných zo šablón informáciu, za aké obdobie fakturujete odberateľovi dané služby alebo tovar, bez toho aby ste ju museli zakaždým ručne upravovať. Začiatkom septembra sme vám preto predstavili zatiaľ posledné vylepšenie agendy Šablóny – tzv. premenné, ktoré mPOHODA pri vystavení faktúry automaticky premení na konkrétny časový údaj. To sa hodí najmä pri automatickej fakturácii, ktorej sme sa venovali vyššie.
Najjednoduchšie si premenné nadefinujete pomocou vzorových premenných v postrannom paneli na detaile šablóny. V zozname nájdete niektoré najpoužívanejšie kombinácie zástupných znakov, návod, ako premenné upraviť podľa individuálnych požiadaviek a tiež odkaz na pomocníka, kde nájdete niekoľko ukážkových príkladov. Zápisom premenných vás tiež prevedie náš lektor Vojto vo videonávode.